Bryant, Rebecca. «Libraries Support Data-Driven Decision Making». Hanging Together (blog), 21 de febrero de 2024. https://hangingtogether.org/libraries-support-data-driven-decision-making/.

Las bibliotecas apoyan la toma de decisiones basada en datos. El 7 de febrero de 2024, la Asociación de Bibliotecas de Investigación de Europa (LIBER) y la Asociación de Bibliotecas de Investigación Europeas (LIBER) organizaron una discusión facilitada sobre el tema de la toma de decisiones basada en datos. Este evento fue un componente de la serie en curso «Building for the future«, que explora cómo las bibliotecas están trabajando para proporcionar servicios de última generación, según lo descrito en la estrategia 2023-2027 de LIBER.

El equipo de la Asociación de Bibliotecas de Investigación de OCLC (RLP) trabajó colaborativamente con miembros de los grupos de trabajo de Gestión de Datos de Investigación y Ciencia de Datos en Bibliotecas de LIBER para desarrollar las preguntas de discusión. Al igual que en su discusión anterior sobre la gestión de datos de investigación, se esforzaron por mantener las cosas prácticas, pidiendo a los participantes que compartieran sobre los esfuerzos actuales y futuros, y que contribuyeran con sus ideas sobre el papel y el valor de la biblioteca en apoyar la toma de decisiones basada en datos. Las discusiones en grupos pequeños fueron facilitadas por generosos voluntarios de los grupos de trabajo de LIBER y OCLC.

El evento virtual contó con la participación de representantes de 35 instituciones de 15 países de Europa, América del Norte y Asia. A pesar de muchas diferencias regionales y nacionales, surgieron varios temas clave en los siete grupos de discusión, que se sintetizan a continuación.

¿Qué significa «toma de decisiones basada en datos» para las bibliotecas?

Se les preguntó a los participantes esta pregunta en una encuesta virtual, y llegaron a un consenso bastante sólido de que la toma de decisiones basada en datos significa «utilizar evidencia para informar decisiones y evaluar sus resultados». Aunque enmarcaron esta discusión utilizando la frase «basada en datos», reconocieron que otros prefieren «informada por datos» o «consciente de los datos».

De hecho, mientras que las conversaciones reconocieron el valor de usar datos de calidad para informar decisiones, también escucharon comentarios de precaución de que los datos deberían considerarse como una herramienta de apoyo a la toma de decisiones. Los datos deben utilizarse dentro de un contexto, y los usuarios no deben utilizar los datos excluyendo otras formas cualitativas de conocimiento.

¿Cómo están apoyando las bibliotecas la toma de decisiones basada en datos?

Hay docenas de formas en que las bibliotecas están apoyando la toma de decisiones basada en datos. Escucharon a participantes que describieron esfuerzos de colecciones colectivas, donde un grupo de bibliotecas está trabajando juntas para gestionar sus colecciones combinadas, para apoyar decisiones de retención de colecciones y más. Además, las estadísticas de préstamo pueden utilizarse para informar tanto sobre el desarrollo de colecciones como sobre las decisiones de desinversión.

Más allá de las colecciones, los participantes describieron el análisis de datos de uso del edificio de la biblioteca (como el tráfico de entrada y el uso de wifi) para medir la actividad de los espacios, para informar decisiones de gestión de espacios.

Los participantes también describieron el creciente papel de la biblioteca en análisis de investigación, en apoyo de los objetivos institucionales. En el Reino Unido, la biblioteca suele ser responsable de gestionar datos sobre el registro académico institucional, para informar al ejercicio nacional de evaluación del Marco de Excelencia en Investigación (REF). En otros lugares, los trabajadores de bibliotecas están apoyando los esfuerzos institucionales para comprender la productividad investigadora, el progreso hacia objetivos de investigación abierta e identificar posibles colaboraciones. Y, por supuesto, las bibliotecas están creando roles específicos para gestionar una amplia variedad de datos y ponerlos a disposición para su reutilización, tema de una reciente entrevista de LIBER con Matthias Töwe, Curador de Datos en la Biblioteca ETH Zurich.

Apoyar la toma de decisiones basada en datos es un desafío

Las bibliotecas están inundadas de datos. Varios participantes describieron la sensación de estar abrumados por todos los datos disponibles, con el simple volumen que dificulta su gestión, limpieza y uso efectivo. Al mismo tiempo, puede ser difícil incluso saber qué datos están disponibles, porque están dispersos en muchos silos dentro de la organización. Se necesitan una mayor organización y transparencia.

La colaboración es necesaria, independientemente de la escala. Los análisis de colecciones colectivas multiinstitucionales demandan una inversión y un compromiso significativos de una amplia variedad de partes interesadas en muchas instituciones y unidades bibliotecarias. Incluso al buscar respuestas a preguntas operativas locales, donde, como señaló un participante, «necesitamos ciertos datos de otras personas», los trabajadores de bibliotecas deben aplicar la interoperabilidad social para lograr el trabajo.

Los usuarios que solicitan datos e informes a menudo no pueden articular claramente lo que necesitan. Este aparentemente es un punto doloroso tan ampliamente sentido que fue la respuesta número 1 en nuestra encuesta en línea sobre las tensiones y desafíos de la colaboración en torno a la toma de decisiones basada en datos. Un grupo pequeño discutió la necesidad de reutilizar las habilidades de «entrevista de referencia» para entrevistar a los consumidores de datos con el fin de aclarar las preguntas que buscan responder.

¿Cuál es la propuesta de valor de la biblioteca para la toma de decisiones basada en datos?

Se les pidió a los grupos pequeños que discutieran la propuesta de valor general de la biblioteca en el apoyo a las decisiones informadas por datos, y surgieron varios temas en las discusiones de grupo:

Las bibliotecas conocen los metadatos. Las habilidades y conocimientos que los bibliotecarios de metadatos poseen sobre los datos de la biblioteca son invaluables para gestionar colecciones y mucho más. Esta experiencia en metadatos es claramente una fortaleza, pero una que puede pasar fácilmente desapercibida, requiriendo una mejora en la comunicación con audiencias no bibliotecarias. Un participante expresó su preocupación de que la experiencia de la biblioteca sea descartada fácilmente porque se ve como «solo libros», sin reconocer la transferibilidad y el valor de estas habilidades, como la experiencia con sistemas empresariales complejos, la competencia en gestión de datos y la aplicación consistente de reglas, estándares y políticas.

Las bibliotecas utilizan datos para administrar recursos de manera responsable. Las actividades de colecciones compartidas y colectivas dependen de datos agregados de colecciones de bibliotecas para tomar decisiones sobre el desarrollo, la retención y la administración a largo plazo y rentable del registro académico. Varios participantes también describieron cómo los datos sobre colecciones y el uso de edificios de bibliotecas se han utilizado para tomar decisiones sobre la utilización futura del espacio. Las bibliotecas también necesitan «demostrar que estamos haciendo un buen uso de los recursos [del campus], para que continúen financiándonos».

Los servicios de apoyo a la investigación que se extienden más allá de la biblioteca son altamente visibles para otras partes interesadas del campus. El apoyo de la biblioteca en áreas como la gestión de datos de investigación, la inteligencia de investigación y la gestión de datos para requisitos de informes nacionales, en alineación con las prioridades estratégicas del campus, a menudo ofrecen la mayor visibilidad a las partes interesadas no bibliotecarias. Por ejemplo, participantes del Reino Unido y Hong Kong describieron el papel central de la biblioteca en la recopilación del registro académico de la institución, para respaldar requisitos de informes nacionales y proporcionar análisis del resultado y el impacto de la beca institucional. Un participante canadiense describió la creación de un bibliotecario de bibliometría que ahora lidera una red informal de oficiales de inteligencia empresarial en toda la universidad, brindando apoyo decisional sobre cumplimiento, evaluación y financiamiento. Las bibliotecas también están explorando cómo pueden definir un conjunto de indicadores que proporcionarán información sobre actividades de investigación abierta, como se describe en una reciente presentación de seminario web de RLP por Scott Taylor en la Universidad de Manchester.

¿Qué estrategias pueden utilizar las bibliotecas para demostrar esta propuesta de valor?

Algunas estrategias que pueden utilizar las bibliotecas para demostrar esta propuesta de valor incluyen la defensa del papel de la biblioteca por parte de los líderes bibliotecarios. Se escucharon muchos ejemplos de bibliotecas que brindan apoyo institucional para la toma de decisiones. Sin embargo, aún puede ser un desafío para las partes interesadas no bibliotecarias reconocer a la biblioteca como un contribuyente fuerte, y los participantes hicieron eco de una preocupación que escuchamos en la discusión facilitada anterior sobre la gestión de datos de investigación: «La gente no piensa en la biblioteca». Los líderes bibliotecarios deben ser implacables en la defensa del conocimiento y las habilidades de los trabajadores de la biblioteca, guiando a los socios del campus a conceptualizar la biblioteca de nuevas y modernas maneras.

El uso de un «árbol de propósitos» para codificar el valor y comunicarse interna y externamente. Un participante del Reino Unido en una pequeña discusión grupal compartió cómo había creado un árbol de propósitos para su equipo de metadatos, que incluía una declaración de visión y estrategia de alto nivel sobre sus actividades y cómo contribuyen a la estrategia de la biblioteca y la universidad. El documento ayudó a demostrar que los catalogadores no solo estaban «sentados en la esquina y revisando libros», sino que desempeñaban un papel vital en la administración de metadatos de calidad, apoyando una variedad de necesidades comerciales. Los otros participantes del grupo pequeño expresaron un entusiasmo sincero por esta idea, y parece ofrecer un marco para la construcción de equipos y la alineación estratégica de objetivos.

Se requieren visualizaciones y narrativas de datos. Un tema recurrente en las discusiones en grupos pequeños fue que los datos por sí solos no son suficientes. Los bibliotecarios también deben desarrollar habilidades de narración de datos y aprovechar las visualizaciones para comunicar de manera efectiva y generar entusiasmo por los hallazgos de los datos.

Los trabajadores de la biblioteca deben mejorar sus habilidades, tanto individualmente como en equipos. Los trabajadores de la biblioteca aportan habilidades significativas para gestionar datos, pero a menudo carecen de capacitación en análisis de datos, incluidas herramientas como PowerBI y Tableau. Los participantes compartieron muchas historias sobre cómo están adquiriendo estas habilidades. Por ejemplo, un participante de Hong Kong describió cómo su institución formó un grupo de interés para explorar el análisis de datos y desarrollar habilidades, lo que permitió a los participantes aprender unos de otros en un ambiente de apoyo. Otro participante de los Países Bajos describió un esfuerzo similar, donde su grupo de trabajo local está aprendiendo habilidades de visualización de datos y construyendo una comunidad de práctica más amplia. En general, los participantes expresaron la necesidad no solo de mejorar las habilidades del personal existente, sino también de incorporar en el futuro a miembros del personal con habilidades técnicas de análisis de datos maduras.