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El futuro de los archivos de correo electrónico

«The Future of Email Archives: A Report from the Task Force on Technical Approaches for Email Archives. CLIR». Accedido 4 de abril de 2024. https://www.clir.org/pubs/reports/pub175/.

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El correo electrónico es una parte cada vez más importante de los registros históricos, pero su conservación resulta especialmente difícil, lo que pone en peligro el acceso futuro a este vasto recurso. El futuro de los archivos de correo electrónico analiza las causas de su complejidad y describe las nuevas estrategias para afrontar el reto.

El informe presenta las conclusiones de una investigación de un año del Grupo de Trabajo sobre Enfoques Técnicos para Archivos de Correo Electrónico, patrocinado por la Fundación Andrew W. Mellon y la Digital Preservation Coalition. Christopher Prom, de la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign, y Kate Murray, de la Biblioteca del Congreso, copresidieron el grupo de trabajo, integrado por 19 miembros de la enseñanza superior, la administración y la industria.

Para hacer frente a estos retos será necesario el compromiso y la implicación de una amplia variedad de partes interesadas. El grupo de trabajo propone una serie de acciones a corto y largo plazo para el desarrollo y la defensa de la comunidad, así como para el apoyo, prueba y desarrollo de herramientas.

El informe está dirigido a la comunidad archivística, los profesionales de la preservación digital, los tecnólogos y desarrolladores de software, los proveedores comerciales, los historiadores y académicos, los administradores institucionales y los organismos de financiación y fundaciones.

Humanidades digitales y bibliotecas y archivos en estudios religiosos

Anderson, Clifford B., ed. Digital Humanities and Libraries and Archives in Religious Studies : An Introduction. De Gruyter, 2022. https://directory.doabooks.org/handle/20.500.12854/80575.


¿Cómo están utilizando los humanistas digitales las bibliotecas y archivos para avanzar en la investigación en el campo de los estudios religiosos y la teología? ¿Cómo pueden los bibliotecarios y archivistas hacer que sus colecciones sean accesibles a cambio? Este volumen muestra las perspectivas de profesores, bibliotecarios, archivistas y profesionales aliados del patrimonio cultural que están utilizando fuentes primarias y secundarias de manera innovadora para crear proyectos de humanidades digitales en el campo.

WARC-GPT: Una herramienta de código abierto para explorar archivos web utilizando IA

WARC-GPT: An Open-Source Tool for Exploring Web Archives Using AI | Library Innovation Lab. (2024, febrero 12). https://lil.law.harvard.edu/blog/2024/02/12/warc-gpt-an-open-source-tool-for-exploring-web-archives-with-ai/

WARC-GPT: una herramienta de generación aumentada de recuperación [RAG] de código abierto y altamente personalizable que la comunidad de archivos web puede usar para explorar la intersección entre los archivos web y la inteligencia artificial. La herramienta permite crear chatbots personalizados que utilizan un conjunto de archivos de archivo web como base de conocimiento, lo que permite a los usuarios explorar colecciones a través de conversaciones.

Con WARC-GPT, se pueden hacer preguntas específicas en lenguaje natural sobre una colección de archivos WARC. En lugar de depender de búsquedas por palabras clave y filtros de metadatos para ordenar los resultados de búsqueda,

Este proyecto es parte de nuestra serie en curso que explora cómo la inteligencia artificial cambia nuestra relación con el conocimiento. El lanzamiento de este software experimental ayudará a comprender si y cómo la IA puede ayudar a acceder y descubrir el contenido de los archivos web.

WARC-GPT permite a los usuarios ingerir y traducir una colección de archivos WARC en una configuración de RAG que se puede utilizar con una variedad de LLMs, lo que permite a los archiveros e investigadores usar un chatbot que tiene conocimiento de sus colecciones. WARC-GPT es especialmente útil para explorar colecciones privadas de WARCs o aquellas que no formaron parte de los datos de entrenamiento para un LLM. Aunque los LLMs generalmente se entrenan con datos de fuentes como Common Crawl, un repositorio abierto de datos de rastreo web que consta de más de 250 mil millones de páginas, no es posible verificar qué datos se han incluido. Al fundamentar el conocimiento de un LLM con una colección de WARCs, se proporciona información contextual relevante que es especialmente útil para consultas específicas o especializadas dentro de un dominio particular.

Construir conexiones: tendencias de inclusión comunitaria en las instituciones culturales

Building Connections: Community Engagement and Inclusion Trends in Cultural Institutions. Lyrasis 2023

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El Informe de Investigación Lyrasis 2023, explora el trabajo de bibliotecas, archivos y museos para continuar sus esfuerzos de divulgación y ampliar la inclusión comunitaria durante y después de la ola inicial de la pandemia de COVID-19.

El personal de Consultoría de Lyrasis, Tom Clareson y Leigh Grinstead, trabajó con consultores de investigación de mercado a finales de la primavera de 2023 para llevar a cabo investigaciones primarias y secundarias sobre las tendencias de inclusión comunitaria. Los pasos incluyeron:

  • Una revisión de la literatura de las comunidades de bibliotecas, archivos, museos y sociedades históricas, realizada por el personal de Puro Research, para comprender los últimos desarrollos en divulgación comunitaria, inclusión, participación y compromiso.
  • Una serie de grupos de enfoque/sesiones de escucha con líderes de pensamiento de organizaciones culturales para obtener información detallada sobre su trabajo dentro de sus comunidades.
  • Un proyecto de encuesta en diversos tipos de instituciones culturales para verificar y cuantificar las tendencias de la revisión de literatura y los grupos de enfoque.

Aspectos destacados y tendencias de estos esfuerzos de investigación incluyen:

  • Las asociaciones culturales y las organizaciones individuales están fortaleciendo su enfoque en temas de Diversidad, Equidad, Inclusión y Accesibilidad (DEIA), incluyendo abordar DEIA en políticas, normas, acreditación y programación, y haciendo que DEIA sea central en los temas de conferencias.
  • En bibliotecas, archivos y museos, hay un renovado enfoque local en la programación, celebrando a los residentes locales y abordando a las poblaciones mayores.
  • Las bibliotecas, archivos y museos están celebrando experiencias de usuario más inmersivas e interactivas y realizando modificaciones en los espacios físicos para hacerlos más accesibles e inclusivos.
  • Las organizaciones culturales enfrentan preocupaciones continuas pero están decididas a ofrecer un servicio al cliente inclusivo a pesar de la división política en todo el país.»

Criterios de éxito para la digitalización de registros permanentes

Success Criteria for Digizing Permanent Records.  National Archives and Records Administration (NARA), 2023

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 National Archives and Records Administration (NARA) emitió regulaciones con estándares de digitalización para registros permanentes con un propósito específico: ayudar al gobierno federal en la transición hacia la gestión completamente electrónica de registros. Para lograr la visión de un gobierno completamente digital, es crucial que los registros digitales puedan cumplir las mismas funciones que sus equivalentes analógicos. Estos registros digitalizados se transferirán a las posesiones de los Archivos Nacionales de los Estados Unidos y se preservarán como una parte valiosa de la historia de nuestra nación.

Los beneficios de un gobierno totalmente digital son evidentes. Al convertir los procesos comerciales en flujos de trabajo completamente digitales y digitalizar registros en papel y analógicos para respaldar esos flujos de trabajo, las agencias podrán cumplir mejor con sus misiones y atender a sus clientes de manera más eficiente. La transición a procesos comerciales digitales ayuda a las agencias a satisfacer las necesidades de los clientes de manera más rápida y eficiente. Otros beneficios incluyen la reducción de la duplicación de esfuerzos y permitir que las agencias centren sus recursos en la gestión de registros digitales. Finalmente, también permite que las agencias interactúen con el público en línea y reduce la necesidad de realizar transacciones en persona o por correo.

Este documento tiene como objetivo apoyar a los funcionarios de la agencia responsables de la digitalización, gestión y transferencia de los registros permanentes de los Archivos Nacionales. Proporciona criterios de éxito de alto nivel para la digitalización de registros permanentes, los cuales se organizan en torno a cuatro conceptos clave: Políticas, Acceso, Sistemas y Disposición.

Si no se gestionan adecuadamente, la digitalización puede dar como resultado registros digitales que son incompletos o de calidad insuficiente para cumplir con todos los mismos propósitos comerciales que los originales. Algunos registros podrían pasarse por alto, cierta información podría no capturarse adecuadamente, o las relaciones entre registros que son evidentes cuando estos están organizados en cajas, carpetas o carpetas podrían perderse debido a prácticas deficientes de denominación de archivos, metadatos insuficientes o una gestión deficiente.

Derecho a la información, bibliotecas y archivos: pluralidad e injusticias epistémicas en los sistemas de información contemporáneos.

Morán Reyes, Ariel Antonio. Derecho a La Información, Bibliotecas y Archivos: Pluralidad e Injusticias Epistémicas En Los Sistemas de Información Contemporáneos. Universidad Nacional Autónoma de México, Facultad de Filosofía y Letras, 2022.

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En esta investigación se emprendió el cometido de demostrar que la biblioteca (como institución) y el bibliotecario (como profesional) son agentes facilitadores de los procesos democráticos, mismos que deben encaminarse hacia la consecución de la autonomía de la ciudadanía, gracias a la circulación social de la información. En el Capítulo 1 se discurrió sobre la forma en la que la democracia mexicana—fundada en un estado constitucional de derecho—afronta el reto de garantizar el acceso a la información de una manera transparente, al apoyar actividades en la materia para incrementar la participación ciudadana. En el Capítulo 2 se precisaron aquellos mecanismos a través de los cuales el derecho a la información se constituye como un elemento imprescindible que permite generar condiciones de igualdad en entornos multiculturales inmersos en un régimen globalizado. Este derecho debe avanzar conforme al desarrollo de la sociedad informacional, sobre todo en su relación con la pléyade de tecnologías digitales, en las cuales se apoya materialmente. La autodeterminación informativa no se circunscribe únicamente en procesos oficiales de toma de decisiones, sino que también contempla el fortalecimiento de las condiciones de justicia social. Como corolario, en el Capítulo 3 se puntualizaron las rutas, caminos y retos que debe emprender un profesional de la información documental para que pueda concretar sus advocaciones sociales, al amparo del derecho a la información, como un derecho humano fundamental y como prerrogativa constitucional. La tarea que tienen ante sí los bibliotecarios y archivistas es de suma trascendencia para la procuración y defensa del derecho a la información. Como parte de su misión, deben reconocer que las necesidades de información son necesidades básicas legítimas, además de atenuar las injusticias y las asimetrías informativas, para lo cual tendrán que concebir estrategias de inclusión (tanto en el espacio de los flujos como en el espacio de los lugares).

Ratones de archivo… y biblioteca: reflexiones archivísticas irónicas

Taboada, Isaac / IRT. Ratones de archivo… y biblioteca: reflexiones archivísticas irónicas vol. 1 = Mice of archive… and library: ironic archivistics reflections vol. 1. La Tinta del Silencio, 2023

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El presente texto es el resultado de una serie de emociones negativas generadas a lo largo de poco más de quince años de ejercicio profesional, canalizadas de manera positiva, pero eso sí: con un toque de ironía y sarcasmo aderezados con una generosa porción de venganza y chispas de reclamo como guarnición, mezcla bastante explosiva que permitió crear disquisiciones y preguntas tan incómodas como ¿en qué se parecen los Archivistas a los actores porno?… si tienes el temple y la sangre fría (además de madurez y espíritu crítico) para conocer la respuesta, adelante con la lectura de este texto; por el contrario, sí desde el primer momento la comparación hecha en la pregunta te resultó ofensiva… mejor aléjate ahora que estás a tiempo.

National Archives (NARA) utilizan la IA para hacer más accesibles los registros en la era digital

Bishop, Todd. «How the National Archives Is Using AI to Make Records More Accessible in the Digital Age». GeekWire, 27 de octubre de 2023. https://www.geekwire.com/2023/how-the-national-archives-is-using-ai-to-make-records-more-accessible-in-the-digital-age/.

El Archivo Nacional de los Estados Unidos está llevando a cabo la digitalización de sus registros para hacerlos más accesibles en línea. Actualmente, alrededor de 250 millones de registros están disponibles en formato digital, de un total de más de 13.5 mil millones de páginas de registros. El objetivo es aumentar esta cifra a 300 millones y, eventualmente, a 500 millones de registros digitalizados. Los originales se conservan después de ser escaneados.

En el proceso de digitalización de archivos, los Archivos son conscientes de la necesidad de utilizar formatos de archivo que no estén vinculados a programas informáticos específicos.

Los Archivos Nacionales también están realizando la transición hacia la recepción y conservación de un mayor número de registros que «nacieron digitales» y que permanecerán en formato digital en lugar de tener que ser escaneados a partir de documentos impresos.

  • LNational Archives (NARA) están entrenando a un robot de inteligencia artificial para extraer de grandes archivos digitales los formularios DD-214 que resumen el historial militar de una persona, liberando así al personal para trabajar en solicitudes más complicadas.
  • Para agilizar las respuestas a las solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA), están en las primeras fases de trabajo para aplicar la IA a la eliminación automática de información personal identificable.
  • Con motivo del 250 aniversario de la Declaración de Independencia en 2026, los Archivos colaboran con Microsoft en el desarrollo de una exposición interactiva que ofrecerá una experiencia personalizada gracias a la IA. Se utilizarán los intereses de los visitantes para recomendarles documentos relevantes.
  • Los Archivos están experimentando con distintas formas de adaptarse a las nuevas plataformas digitales. Por ejemplo, cuando se expuso la Proclamación de Emancipación con motivo del Día de la Independencia, los Archivos invitaron a personas influyentes de las redes sociales a crear vídeos sobre ella para plataformas como TikTok, Instagram y Twitter.

Library Copyright Alliance apoya la exención de la Oficina de Derechos de Autor de EE.UU. para que bibliotecas, archivos y museos puedan crear copias de preservación

Association of Research Libraries. «Library Copyright Alliance Supports US Copyright Office Exemption for Libraries, Archives, and Museums Breaking Digital Locks to Create Preservation Copies». Accedido 27 de octubre de 2023. https://www.arl.org/news/library-copyright-alliance-supports-us-copyright-office-exemption-for-libraries-archives-and-museums-breaking-digital-locks-to-create-preservation-copies/.

Este artículo analiza el apoyo de la Library Copyright Alliance (LCA) a la exención de la Oficina de Derechos de Autor de los Estados Unidos que permite a las bibliotecas, archivos y museos desbloquear discos DVD y Blu-ray con el propósito de crear copias de preservación.

El cambio climático, los conflictos humanos y las catástrofes naturales suponen riesgos para la vida y la salud de las personas, así como para las colecciones de materiales del patrimonio cultural. Para proteger estas valiosas colecciones en previsión de pérdidas debidas a catástrofes o al deterioro normal, las bibliotecas y los archivos deben evitar los bloqueos digitales de las obras de sus colecciones con el fin de preservarlas.

La Oficina de Derechos de Autor de los EE.UU. está de acuerdo: en su reciente notificación de propuesta de normativa, la oficina anunció su intención de renovar una exención que permite a las bibliotecas, archivos y museos que cumplan los requisitos romper los bloqueos digitales de los DVD y discos Blu-ray de sus colecciones al crear copias de conservación o sustitución de películas, incluidos programas de televisión y vídeos. La oficina concedió esta exención por primera vez en 2021; el actual ciclo de reglamentación es la primera vez que la exención se renueva.

Como parte de la actual reglamentación trienal de la Ley de Derechos de Autor para el Milenio Digital (DMCA), la Library Copyright Alliance (LCA) solicitó a la Oficina de Derechos de Autor la renovación de esta exención, aportando el testimonio de que «las instituciones de patrimonio cultural de todo el país han confiado en la exención… para hacer copias de conservación y sustitución de las películas de sus colecciones almacenadas en DVD y discos Blu-ray», ya que muchas películas de las colecciones «no están disponibles para su compra o transmisión» y los discos «siguen deteriorándose».

El LCA agradece que esta exención ofrezca a bibliotecas, archivos y museos la certeza de que romper los candados digitales para preservar las películas de sus colecciones no infringe el artículo 1201 de la DMCA. Pero las licencias de obras académicas digitales y materiales del patrimonio cultural pueden seguir representando un obstáculo si prohíben la conservación, el uso justo o la elusión de las medidas técnicas de protección.

La intervención del Congreso puede ser necesaria para aclarar que las excepciones y limitaciones previstas en la Ley de Derechos de Autor de EE.UU., o a través de la reglamentación de la Sección 1201, prevalecen sobre los términos de licencia que son incompatibles con esas exenciones. Por ejemplo, la Oficina de Derechos de Autor de EE.UU. ha propuesto un modelo de texto que establece que las bibliotecas, archivos y museos no serán responsables de infracción de los derechos de autor si realizan copias de conservación de obras cubiertas por cláusulas contractuales no negociables que prohíben tales actividades. La Ley de Derechos de Autor de Estados Unidos también podría modificarse para establecer que dichas cláusulas contractuales no son ejecutables.

En resumen, el artículo destaca la importancia de la exención que permite a las bibliotecas, archivos y museos desbloquear bloqueos digitales con fines de preservación y la necesidad de protecciones legales y claridad ante posibles barreras impuestas por los términos de licencia. Puede ser necesaria una acción del Congreso para reforzar estas protecciones.

Archivo Chino: Un Manual de Bolsillo

«The Chinese Archive: A Pocket Manual» CLIR, 2023

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El Consejo de Recursos de Bibliotecas e Información (CLIR, por sus siglas en inglés) se complace en anunciar el lanzamiento de «The Chinese Archive: A Pocket Manual» (El Archivo Chino: Un Manual de Bolsillo) escrito por los coautores Yasser Ali Nasser y Matthew Wong Foreman. Esta guía pionera sirve como un faro, iluminando la actual crisis archivística en la República Popular China (RPC) mientras ofrece valiosos consejos pragmáticos a los académicos en ciernes que navegan en una era tumultuosa de transformación académica global. «The Chinese Archive: A Pocket Manual» es una adición clave a la serie «Pocket Burgundy» de 2023 publicada por CLIR.

A finales de la década de 2010, los visionarios autores Nasser y Wong Foreman, candidatos a doctorado y expertos en historia moderna china, reconocieron el creciente control de las restricciones archivísticas impuestas por el gobierno chino, veladas bajo el pretexto de la seguridad nacional. Estas restricciones, que incluyen la retención de material archivístico, redacciones en colecciones digitales y severas limitaciones en el acceso y la duplicación, enviaron ondas de choque a través de la comunidad archivística. Pusieron de manifiesto de manera contundente una extensa censura estatal y una preocupante tendencia a limpiar los registros históricos.

«The Chinese Archive: A Pocket Manual» se erige como un componente fundamental de la serie «Pocket Burgundy» de CLIR, que presenta publicaciones concisas sobre una variedad de temas dentro de la comunidad de la información y el patrimonio cultural.