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Archivus: el juego de los archivos: nunca aprender Archivística fue tan divertido

ARCHIVUS

Coordinación y diseño gráfico: José Manuel Morales-del-Castillo
Asesoramiento: Eduardo Peis, Mercedes de la Moneda, Antonio Gabriel López.

Facultad de Comunicación y Documentación de la Universidad de Granada, 2021.

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Anversos y reversos

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Archivus es un juego de cartas de 2 a 4 jugadores. El malvado Porko se ha propuesto desordenar toda la documentación del Archivo de Ciudad Godín para evitar que pueda ser consultada.

Tú, como uno de los responsables del archivo, tienes como objetivo poner orden y recomponer los expedientes y series del archivo, preservándolos en el archivo histórico de Ciudad Godín. ¿Serás capaz de terminar la tarea antes que el resto?

El Consejo Internacional de Archivos (ICA) presenta el programa de conservación de registros digitales

Introducing the Digital Records Curation Programme. ICA, 2021

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El DRCP [Digital Records Curation Programme] es un conjunto de materiales didácticos que abarcan la cultura digital y la sociedad de la información, la autenticidad y fiabilidad de los documentos de archivo digitales e híbridos, los metadatos, la elaboración de perfiles de archivos, la computación en la nube, la gestión del correo electrónico, la conservación digital, la seguridad de la información, los depósitos digitales y la valoración de los documentos de archivo digitales, la digitalización, la descripción y la indización, el archivo en la web y en los medios sociales y la gestión de datos.

Los materiales del DRCP comprenden:

  • Una guía, que introduce la estructura y la terminología del material
  • un manual del curso (syllabus) que incluye lecturas y recursos para los estudiantes
    para cada clase o taller, un plan de clases con actividades, y un conjunto de diapositivas de presentación, que incluye notas para los instructores.
  • El contenido se ha creado para entornos con pocos recursos: hemos tratado de no hacer suposiciones sobre el acceso a Internet, los equipos de alta tecnología o los programas informáticos patentados, y en su lugar los materiales sugieren una serie de opciones para enseñar sobre la preservación digital con limitaciones de recursos. Las listas de lectura también se centran en los materiales de libre acceso.

Las bibliotecas, los archivos y los museos como espacios democráticos en un entorno digital

Henningsen, E., R. Audunson, et al. [e-Book] Libraries, Archives and Museums as Democratic Spaces in a Digital Agenull, De Gruyter, 2020.

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Las bibliotecas, los archivos y los museos han formado tradicionalmente parte de la infraestructura de la esfera pública. Lo han sido por proporcionar acceso público a la cultura y el conocimiento, por ser agentes de ilustración y por ser lugares de encuentro público en sus comunidades. La digitalización y la globalización plantean nuevos retos en relación con el mantenimiento de una esfera pública sostenible. ¿Pueden las bibliotecas, los archivos y los museos contribuir a superar estos retos?

Cómo los bibliotecarios alemanes atraparon por fin a un escurridizo ladrón de libros

How German Librarians Finally Caught an Elusive Book Thief

By Jeffrey Arlo Brown November 23, 2020

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El ladrón durante décadas, a menudo utilizando una identidad falsa, robó mapas antiguos valorados en miles de dólares cada uno.

La tarde del 21 de febrero de 2006, Norbert Schild se sentó en un escritorio de la sala de lectura de la Biblioteca Municipal de Tréveris, en el oeste de Alemania, y abrió un libro de 400 años de antigüedad sobre geografía europea. Trabajando con rapidez, Schild colocó un trozo de papel blanco en blanco sobre el libro, tomó un cúter de su regazo y cortó discretamente un mapa de Alsacia de las páginas 375 y 376.

Schild no se había dado cuenta de que los escritorios de dos bibliotecarios, que normalmente se encargan de localizar los libros para los lectores, estaban elevados un metro por encima del suelo, lo que les permitía ver claramente sus movimientos. Se acercaron a Schild y le preguntaron qué estaba haciendo.

“Valía la pena intentarlo”, les dijo Schild. Dejó el carné de la biblioteca sobre la mesa y salió a toda prisa del edificio, llevándose el mapa.

Atónitos, los bibliotecarios acudieron al director de la Biblioteca Municipal, Gunther Franz. Franz, un bigotudo especialista en la historia del libro, reunió a dos testigos de la sala de lectura y presentó una denuncia policial. También envió un correo electrónico a las bibliotecas alemanas con una advertencia. Schild se había presentado como historiador, escribió Franz, y era de estatura media, con una complexión fornida, pelo rubio despeinado y joyas prominentes.

En la Biblioteca Universitaria de Múnich, Sven Kuttner, jefe del departamento de libros antiguos, también recibió el correo electrónico de Gunther Franz. En 2005, Schild había pasado meses en la biblioteca, afirmando ser un erudito que trabajaba en una bibliografía de mapas históricos de 1500 y posteriores. A casi 50 libros que Schild había examinado les faltaban páginas. Kuttner recuerda los grandes anillos de Schild, que ahora cree que tenían bordes afilados o se utilizaban para ocultar un pequeño cuchillo. “Siempre tuvoo contacto visual”, dice Kuttner. “En aquel entonces no le dimos mucha importancia”. Kuttner presentó una denuncia policial y prohibió a Schild la entrada a la biblioteca. También compró una balanza con una precisión de una centésima de gramo. Ahora la biblioteca pesa los libros raros inmediatamente antes y después de su uso.

En su correo electrónico, Franz bautizó a Schild como Büchermarder, o ” la marta de los libros”. Las martas son mamíferos carnívoros que suelen robar los huevos de las aves y son notoriamente difíciles de eliminar. El apodo se le quedó.

A casi 300 millas de distancia, en una biblioteca de Oldenburg, una pequeña ciudad cercana al Mar del Norte, Klaus-Peter Müller leyó el correo electrónico de Franz. Su rostro palideció. Conocía a Norbert Schild.

La llamada marta de los libros había sido un visitante habitual de la Biblioteca Regional de Oldenburg, donde se había presentado como estudiante de doctorado centrado en la literatura histórica de viajes y los atlas. Müller recuerda haber hablado con Schild sobre su investigación. “Estaba completamente desprevenido”, dijo

Müller y su colega, una joven y elocuente bibliotecaria llamada Corinna Roeder, buscaron en sus archivos información sobre las visitas de Schild. La mayor parte ya había sido destruida: Oldenburg, como la mayoría de las bibliotecas alemanas, sigue una estricta política de privacidad. Pero tenían una pista. Schild había visitado la biblioteca por última vez en otoño de 2005. Había planeado volver, y los libros que había solicitado habían sido apartados.

Müller y Roeder empezaron a revisar los volúmenes. Dos de ellos, entre los que se encontraba un valioso tomo de geografía española, estaban intactos. El tercero, Atlas van Zeevaert en Koophandel door de geheule Weereldt, de Louis Renard, un atlas marítimo y comercial de 1745, parecía estar bien a primera vista, pero luego lo miraron más de cerca.

Schild había recortado nueve mapas, incluida la representación de Renard de todo el mundo conocido y las intrincadas ilustraciones del sudeste asiático y la Bahía de Hudson. También había recortado el apéndice, que incluía la lista de esos mapas. Por si fuera poco, también había cogido un lápiz y numerado el resto de los mapas en letra diminuta en la esquina superior derecha, a la manera de un archivero profesional. Sólo un lector atento se daría cuenta de lo que faltaba.

Roeder presentó una denuncia ante la policía de Oldenburg. (Más tarde estimó los daños en entre 44.130 y 48.800 dólares.) Por recomendación de un conocido, también buscó en subastas online mapas que pudieran proceder del libro de Renard. Comparó las fotos de las ventas con el colorido, el tamaño, el amarilleo del papel y las arrugas distintivas del atlas de Oldenburg, y envió correos electrónicos a los anticuarios preguntando por la procedencia de los mapas en venta.

Roeder y Müller recorrieron las 300 millas que separan Oldenburg de Gante, Bélgica, con el atlas dañado de Renard en el asiento trasero. Pronto se dieron cuenta de que los mapas de la primera casa de subastas no coincidían. El tamaño y la superficie del papel eran diferentes; el original de Oldenburg que faltaba estaba en mejor estado.

Tras pasar una noche en un hotel, condujeron otros 100 kilómetros hasta Breda (Holanda), donde visitaron Antiquariaat Plantijn, una pequeña y cuidada tienda de antigüedades. Dieter Duncker, el propietario, era considerado y hablaba un excelente alemán. Les mostró a Roeder y Müller los documentos en cuestión. Examinaron las páginas y tomaron medidas. “Los cuatro mapas encajan”, dijp Roeder con una pausa, “perfectamente en nuestro atlas”. El vendedor de mapas antiguos estaba de acuerdo en que sus páginas parecían coincidir perfectamente con los documentos desaparecidos de Oldenburg, y dijo a los bibliotecarios que los retiraría del mercado y cooperaría con una investigación oficial.

Al mes de enviar su correo electrónico a los bibliotecarios alemanes, Franz había reunido una lista de 20 instituciones que creían que Schild había robado páginas de sus libros. En una ocasión, Schild se presentó supuestamente como periodista artístico independiente. Un bibliotecario calcula que, a finales de los años 90, Schild podría haber ganado unos 200.000 marcos alemanes, o más de 100.000 dólares, al año con sus supuestos robos. Algunos bibliotecarios critican a los vendedores de antigüedades por su actitud de no ver nada malo en los documentos históricos. “Si no ven nada sospechoso en el libro, como un sello de la biblioteca, no preguntan su procedencia”, dice Roeder. Aunque las bibliotecas podían demostrar que Schild utilizaba los libros dañados, no podían probar necesariamente que fuera él quien recortara las páginas. En una orden de registro ejecutada en el domicilio de Schild el 22 de noviembre de 2002, se encontraron “herramientas del oficio”, como bibliografías y listas de materiales históricos de las bibliotecas alemanas, pero ningún mapa robado. Los cargos en Tréveris -donde Schild fue sorprendido in fraganti- se retiraron por negligencia, después de que los daños se estimaran en sólo 500 euros. Un portavoz de la fiscalía de Bonn no quiso hacer comentarios.

Sin el apoyo de las fuerzas del orden, los bibliotecarios alemanes se embarcaron en un juego del “gato y la marta” con Schild que duró otros 13 años. En ese periodo, Schild visitó al menos 15 bibliotecas más en todo el país. Veintidós años después de su primera visita, concertó una cita para visitar la Biblioteca Universitaria de Darmstadt. Los bibliotecarios le tendieron una trampa, pero Schild no apareció. Ese mismo día, Schild apareció en cambio en Düsseldorf. Mientras se organizaban las bibliotecas, Schild comenzó supuestamente a utilizar seudónimos y a trabajar con cómplices.

En julio de 2017, Schild, esta vez haciéndose llamar profesor emérito de historia, visitó la biblioteca de la Universidad de Innsbruck, en los Alpes austriacos. Después de que se fuera, una bibliotecaria llamada Claudia Sojer tecleó el nombre de Schild en un boletín de la biblioteca y se encontró con las advertencias. Miró el libro que Schild había estudiado -un volumen de 1627 de Johannes Kepler- y se dio cuenta de que faltaba un mapamundi grabado, valorado en 30.000 euros. (Ella había estado en la habitación con Schild, pero había salido brevemente para ir al baño). Finalmente, los fiscales del distrito natal de Schild, Witten, cerca de Bochum, consiguieron llevarle ante un tribunal acusado de robo.

Schild tenía ahora 65 años y su reputación como ladrón de libros se remontaba a más de 30 años atrás. El juicio tuvo lugar en abril de 2019. El presunto ladrón de libros llevaba un bigote blanco, vestía una americana azul y caminaba con la ayuda de una muleta morada. “Las acusaciones son ridículas”, dijo a los periodistas locales, y afirmó que había estado esperando el juicio. En la sala, Schild bebió un sorbo de Coca-Cola Light y sólo habló para decir que el mapa ya había desaparecido cuando accedió al libro de Kepler. Su abogado argumentó que el documento podría haber sido robado por cualquiera, incluso por un empleado de la biblioteca. Una orden de registro no permitió encontrar nada en la casa de Schild. La jueza del caso de 2019, Barbara Monstadt, condenó a Schild a un año y ocho meses de cárcel sin posibilidad de libertad condicional. Actualmente, Schild está apelando. “Las pruebas son todas circunstanciales”, dijo su abogado tras el veredicto. Schild aún no ha comenzado su condena, y el proceso judicial está actualmente en suspenso debido a su mala salud: Dice que padece diabetes, enfermedades cardíacas y cáncer.

Coste total de la gestión de colecciones: creación responsable de colecciones en archivos y colecciones especiales

Chela Scott Weber, et. al. Total Cost of Stewardship: Responsible Collection Building in Archives and Special Collections. Ohio: OCLC, 2021

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Este informe de OCLC Research es una colección de recursos diseñados para apoyar a los archivos y las colecciones especiales en la toma de decisiones informadas y compartidas sobre la creación de colecciones; reunir las consideraciones sobre la gestión de colecciones y el desarrollo de las mismas; y apoyar la comunicación entre los colegas que desempeñan funciones de curaduría, administración y servicios técnicos.

Desarrollado por OCLC Research Library Partnership’s (RLP) Collection Building and Operational Impacts Working Group, Total Cost of Stewardship Framework es un marco que propone un enfoque holístico para comprender los recursos necesarios para adquirir y administrar responsablemente archivos y colecciones especiales. Total Cost of Stewardship Framework responde al desafío actual de los atrasos descriptivos en los archivos y las colecciones especiales al conectar las decisiones de desarrollo de la colección con las responsabilidades de administración.

Usuarios y archivos: hacia la investigaciónsobre usuarios de archivos

Usuarios y archivos : hacia la investigación sobre usuarios de archivos / Coordinador Juan José Calva González. México : UNAM. Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información, 2021

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Desde hace varias décadas se llevan a cabo estudios de usuarios de la información que se han centrado en comunidades académicas, universitarias y, en el mejor de los casos, escolares de diferentes niveles. Pocos se han llevado a cabo en los sectores productivos, salud y agrario, por lo que se puede decir que númerosos estudios de usuarios se centraron en las comunidades universitarias, abarcando desde las Humanidades y Ciencias Sociales, hasta las Ciencias duras y las Ingenierías.

Los primeros estudios de usuarios se hicieron desde una perspectiva empírica; a través del tiempo se continuaron con metodologías más científicas y por lo tanto rigurosas. Se iniciaron en bibliotecas especializadas (después de la Segunda guerra mundial) en relación con la información científica y para posteriormente hacia las bibliotecas universitarias y públicas. Los resultados de estos primeros estudios dieron paso al proceso de abstracción y diseño conceptual de un modelo que hasta nuestros días esquematiza las etapas del ciclo de las de las necesidades de información, el cual inicia con la identificación de las necesidades de información, del comportamiento informativo y de la satisfacción informativa.

Archivos y derechos humanos.

Boel J, Canavaggio P, González Quintana A. Archives and Human Rights. Routledge; 2021. 352 p.

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¿Por qué y cómo pueden los archivos servir de prueba de las violaciones de los derechos humanos, en particular de los crímenes contra la humanidad, y contribuir a la lucha contra la impunidad? Archivos y Derechos Humanos muestra la estrecha relación entre los archivos y los derechos humanos y analiza la aparición, a nivel internacional, de los principios del derecho a la verdad, la justicia y la reparación. A través de una panorámica histórica y de estudios de casos de actualidad de diferentes regiones del mundo, el libro analiza cómo los archivos pueden apoyar concretamente estos principios. Los ejemplos actuales también demuestran cómo la percepción del papel del archivero ha sufrido una metamorfosis en las últimas décadas, hacia la idea de que los archiveros pueden y deben desempeñar un papel activo en la defensa de los derechos humanos básicos, ante todo permitiendo el acceso a la documentación sobre violaciones de los derechos humanos. Enfrentarse a los recuerdos dolorosos del pasado es una forma de hacer desaparecer los fantasmas y empezar a construir un futuro más brillante y sereno. El establecimiento de mecanismos internacionales de justicia y la creación de comisiones de la verdad son elementos importantes de este proceso. La curación comienza con el reconocimiento de que los capítulos dolorosos son partes esenciales de la historia; los archivos desempeñan entonces un papel crucial al aportar pruebas. Este libro es tanto una herramienta como una inspiración para utilizar los archivos en defensa de los derechos humanos.

¿Cuánto tiempo vive el Covid-19 en los materiales de las bibliotecas?


How long SARS-CoV-2 lives on common library materials: REALM Test Results
By Carrie Smith | American Libraries, January 4, 2021

Ver inforgrafía ampliada

Nuestro conocimiento colectivo del SARS-CoV-2, el virus que causa el COVID-19, sigue evolucionando a medida que los investigadores de todo el mundo trabajan para comprender y combatir el virus. En un panorama de información tan incierto, establecer las mejores prácticas no es fácil; requiere que los trabajadores de las bibliotecas equilibren las necesidades de la comunidad con las mejores directrices disponibles para limitar la propagación del virus.

Desde mayo, el proyecto REopening Archives, Libraries, and Museums (REALM) -una colaboración financiada por el Institute of Museum and Library Services (IMLS) entre OCLC y la organización de investigación y desarrollo Battelle- ha estado estudiando los riesgos de transmisión superficial de materiales comunes de bibliotecas y museos.

Los resultados de las cinco primeras rondas de pruebas, ilustrados en esta infografía, muestran que el tiempo de supervivencia del virus varía mucho. El signo positivo indica los artículos que todavía tenían niveles detectables de partículas de virus en la última comprobación. Para esos artículos, pueden detectarse trazas de virus después de ese momento. Como han indicado los investigadores de REALM, se pueden utilizar agentes de desinfección y limpieza en materiales más duraderos como alternativa a la cuarentena. Las pruebas posteriores examinarán otros artículos y superficies, como mostradores y accesorios.

“Nuestro objetivo era [proporcionar] la mejor información científica para guiar a las bibliotecas y museos en la reapertura rápida”, dijo Crosby Kemper III, director del IMLS, durante un seminario web de ALA Connect Live del 22 de octubre llamado “COVID-19 Research and REALM Project Update.”

“El estudio está diseñado para ofrecer información clara y precisa, pero todavía no hay respuestas seguras en lo que respecta a la probabilidad de infección a nivel individual”.

Con la intención de transmitir un conjunto de pruebas cada vez mayor, la investigación y las revisiones bibliográficas del proyecto están llegando (metafóricamente hablando) “capítulo a capítulo en lugar de todo el libro a la vez”, según Sharon Streams, directora del proyecto REALM para OCLC. Todavía se desconocen muchas cosas sobre el virus, como la cantidad necesaria para que alguien enferme y la cantidad que emiten las personas contagiosas. “No se van a tener todas las respuestas perfectas y minuciosas ahí fuera”, afirma Streams. Las mejores prácticas de mitigación incluyen un enfoque por capas que tenga en cuenta los factores locales.

Como se indica en la revisión de la investigación existente del proyecto REALM, realizada en octubre, el contagio directo de persona a persona a través de las gotas expulsadas por el aliento o el habla de una persona infectada es la principal vía de transmisión, seguida de los aerosoles (gotas más pequeñas suspendidas en el aire, a menudo procedentes de un estornudo) y los fómites (superficies contaminadas por el virus, objeto de las pruebas REALM).

El proyecto REALM continuará sus investigaciones y resúmenes científicos hasta 2021, con un total de 10 pruebas de materiales previstas. Para conocer los detalles del estudio y los últimos resultados de las pruebas, visite bit.ly/REALMResearch

Manual de organización de archivos de oficina

Manual de organización de archivos de oficina. Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural, 2014

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El control de los documentos desde el momento de su producción en las oficinas es condición indispensable para poder recuperarlos tanto en su calidad de testimonio jurídico-administrativo, como de elemento integrante del patrimonio documental.

Contenidos: Archivos, Patrimonio documental y documentos; Ciclo vital de los documentos y Sistema de Archivos; Conceptos básicos para trabajar en un archivo; Elementos y funciones de un archivo de oficina; Tipos de documentos y su organización; Documentos electrónicos y su organización; Identificación de Series documentales y formación del cuadro de clasificación; Instalación y conservación; Transferencias de documentación al Archivo Central; Préstamos de documentación; Adiciones de documentación; Valoración, selección y eliminación de documentación; Instrumentos de control para un archivo de oficina.

El Documento electrónico: guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad

El Documento electrónico: guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad (2ª edición electrónica). Elaboración y coordinación de contenidos: Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DTIC). Madrid: Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, 2016

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Ver también El expediente electrónico

Este documento constituye una guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico (NTI), y como tal, su objetivo es servir como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI. Para ello, su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.