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Incentivos para la creación de Servicios de Gestión Datos de Investigación (RDM) en Bibliotecas Universitarias

 

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Bryant, Rebecca ; Lavoie, Brian  ; Malpas, Constance. Incentives for Building University RDM Services. The Realities of Research Data Management Dublin, Part 3. Ohio: OCLC, 2018

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En este tercer informe de la serie Incentives for Building University RDM Services, los autores exploran los incentivos que inspiraron la adquisición de la capacidad de Servicios de Gestión Datos de Investigación (RDM) por parte de las cuatro universidades de investigación descritas en los estudios de caso, y describen tanto los patrones generales como las circunstancias dependientes del contexto que dieron forma a estos incentivos.

Basándose en los estudios de caso, los autores organizaron estos incentivos en cuatro amplias categorías: cumplimiento, normas académicas en evolución, estrategia institucional y demanda de los investigadores.

  • La inversión de la universidad en infraestructura, servicios, o infraestructura de gestión de datos de investigación.
  • El personal está motivado por incentivos relevantes a nivel local. En otras palabras, el aumento de atención sobre RDM en las universidades de investigación que operan en diferentes circunstancias locales refleja una alineación de intereses institucionales y motivaciones externas.
  • La demanda de los investigadores y el cumplimiento de los mandatos de las políticas fueron factores importantes para diseñar y mantener un conjunto de servicios de RDM a lo largo del tiempo, pero no fueron los factores clave para establecer los servicios RDM en las instituciones de estudio de caso.
  • Si bien la constelación de incentivos relevantes difiere de un contexto a otro, la adquisición o el desarrollo de la capacidad está invariablemente motivada por un interés en proteger o mejorar la reputación y el éxito institucional.
  • Consecuentemente, la sostenibilidad a largo plazo de los servicios RDM universitarios depende de la alineación con las necesidades institucionales, tanto como las necesidades individuales de los investigadores.

 

 

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Aspectos clave de la preservación de libros electrónicos en bibliotecas

 

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Kirchhoff, A. and S. M. Morrissey [e-Book]  Preserving eBooks : Technology Watch Report. London, Digital Preservation Coalition 2014.

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En este informe se analizan los acontecimientos y problemas actuales con los que deben enfrentarse las bibliotecas públicas, nacionales y de educación superior, los editores, los agregadores y las instituciones de preservación para garantizar el acceso a largo plazo al contenido de los libros electrónicos. Estas cuestiones incluyen aspectos jurídicos sobre el uso, la reutilización, el intercambio y la preservación de objetos de libros electrónicos; cuestiones de formato, como la vinculación a veces estricta del contenido de libros electrónicos con determinadas plataformas de distribución; la incorporación de artefactos de gestión de derechos digitales (DRM) en los archivos de libros electrónicos para restringir el acceso a ellos; y la diversidad de ecosistemas empresariales de la publicación de libros electrónicos, con sus complejidades asociadas de las comunidades de uso y, en última instancia, las expectativas de preservación.

La rápida convergencia de los avances tecnológicos, incluida la utilización de Internet como canal de entrega de contenidos, una población cada vez más “nativa digital” con nuevas expectativas (como la búsqueda, recuperación y reutilización de información de forma automatizada y eficiente) y la presión de los costes en la producción y el almacenamiento de nuevas publicaciones, han convertido al eBook en un hecho sobre el terreno en un futuro previsible.

Junto con esos desafíos de preservación comunes a todos los objetos digitales, la conservación del eBook entraña algunas cuestiones distintivas, muchas de las cuales surgen de su definición híbrida y a veces confusa, que abarca tanto los contenidos digitales digitalizados como los libros nacidos digitales. Estas cuestiones incluyen cuestiones jurídicas sobre el uso, la reutilización, el intercambio y la preservación de objetos de libros electrónicos; cuestiones de formato, como la vinculación a veces estricta del contenido de libros electrónicos con determinadas plataformas comerciales; la incorporación de artefactos de gestión de derechos digitales en los archivos de libros electrónicos para restringir el acceso a ellos; y la diversidad del ecosistema empresarial de la publicación de libros electrónicos, con sus complejidades asociadas de las comunidades de uso y, en última instancia, las expectativas de preservación.

La concesión de un acceso permanente y a largo plazo a los libros electrónicos a través de licencias de uso, generalmente está mal definida, y no se ha establecido claramente la titularidad de la responsabilidad de la conservación de las distintas categorías de objetos digitales que conlleva la categoría de libros electrónicos. Tampoco son suficientes los costos para llevar a cabo la preservación y establecer una financiación permanente suficiente para cubrir esos costos.

El derecho a la posesión permanente, incluidos los derechos de acceso perpetuo y preservación, es la excepción más que la norma en las licencias de libros electrónicos. El acceso y la preservación permanentes se ven aún más amenazados por el uso generalizado de las tecnologías de gestión digital de derechos (DRM) en los objetos con licencia. La estabilidad de este contenido alquilado, incluso en las bibliotecas, no está garantizada: el contenido puede ser modificado e incluso retirado en las condiciones de uso de la mayoría de las licencias de libros electrónicos.

A veces, los formatos en los que se crean los libros electrónicos entrañan riesgos de preservación bastante graves. Esto es particularmente cierto en el caso de los formatos propietarios, especialmente los que están estrechamente vinculados a la plataforma de hardware y al sistema de distribución de un proveedor comercial individual. Las variantes, deliberadas e inadvertidas, incluso en formatos estándar como PDF y EPUB recuerdan las “guerras de navegadores” de los primeros días de Internet o las guerras de formatos de cinta de vídeo de Betamax contra VHS. Tampoco existe todavía ningún plan bien establecido para identificar de manera única y consistentemente los libros electrónicos. Tampoco están plenamente maduras las herramientas de validación y caracterización de todos estos formatos.

La digitalización a gran escala de los libros impresos ha creado sustitutos digitales valiosos y ampliamente utilizados para esos libros, que están siendo puestos a usos (búsqueda y descubrimiento rápidos, minería de texto a través de conjuntos de colecciones) imposibles con los libros impresos. Sin embargo, la escala de digitalización ha introducido problemas de control de calidad tanto para las imágenes digitalizadas como para la creación de metadatos descriptivos para estos libros. En algunos casos, las instituciones también se han visto envueltas en enredos legales derivados de la similitud y la diferencia con su fuente impresa.

Las bibliotecas y otras instituciones de preservación tendrán que trabajar con los editores para garantizar:

  • Los derechos explícitos y exhaustivos de todos los objetos incluidos en un eBook se transfieran junto con con derechos sobre el libro electrónico;
  • La existencia de protocolos explícitos para la difusión de actualizaciones al contenido del eBook. Esto incluiría una negociación explícita para retirar o restringir el acceso público a los artículos de colección;
  • La existencia de una conformidad entre editor e institución de preservación con los estándares abiertos para los libros electrónicos.
  • Formatos, metadatos e identificadores. Esto incluiría, como mínimo, la articulación y documentación de uso para formatos estándar como ONIX;
  • Limitar o eliminarlas las tecnologías de derechos digitales DRM para restringir el acceso al contenidos del libro electrónico.
  • Establecer qué las opciones de acceso permanente a largo plazo estén disponibles para cada libro electrónico;
  • Articulación de políticas para asegurar que las instituciones de preservación cubran las categorías de contenido de libros electrónicos;
  • Coordinación entre las instituciones, tanto para establecer que no haya lagunas involuntarias en la preservación como para establecer que no hay duplicación innecesaria de esfuerzos de preservación;
  • Que las prácticas de arrendamiento de libros electrónicos garanticen  los derechos de preservación, y prohíban las tecnologías DRM en la copia de preservación adquirida al vendedor
  • Inversión en  herramientas de caracterización de formatos de archivo existentes (tales como JHOVE1 y DROID2) y en la ampliación de ese conjunto de herramientas si se determina que es necesario para que la comunidad de preservación desarrolle la capacidad de emulación (software que duplica la función de otro hardware y software) para unificar formatos de eBook estrechamente vinculados a plataformas de hardware particulares.

 

Más allá del repositorio: Integración de los sistemas de preservación local con los servicios de distribución nacional

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Weinraub, E., L. Alagna, et al. (2017). [e-Book]  Beyond the Repository: Integrating Local Preservation Systems with National Distribution Services. Whasington Institute of Museum and Library Services, 2017

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El informe analiza como las prácticas de preservación digital local y los sistemas de depósito interactúan con los servicios de preservación digital distribuida (DDP). El equipo de investigación llevó a cabo una encuesta seguida de entrevistas en profundidad con encuestados seleccionados. La encuesta y las entrevistas revelaron una gran diversidad en la forma en que se practica la preservación digital y los desafíos comunes en la intersección de los repositorios locales y los servicios de DDP. La encuesta recibió 170 respuestas completas de diversas organizaciones. El 75 % de los encuestados se identificaron a sí mismos como instituciones académicas, pero también respondieron a la encuesta representantes de archivos, organizaciones gubernamentales, museos, organizaciones sin fines de lucro y bibliotecas públicas. Los encuestados se dividieron casi uniformemente entre los que se identificaron como administradores o jefes de departamento/unidad y los que se identificaron como personal. La gran mayoría de los encuestados -el 90%- informaron que su institución había colectado más de un terabyte de contenido digital único, y el 63% informó haber colectado cincuenta terabytes o menos. Los encuestados informaron que utilizaron una variedad de sistemas digitales de preservación y almacenamiento para administrar su contenido; una clara mayoría de los encuestados no utilizó ningún sistema.

Los datos de la encuesta revelan que la mayoría de los encuestados (84%) están almacenando copias de su contenido único en múltiples ubicaciones. Sin embargo, el número de copias almacenadas varió entre los encuestados: mantener dos o tres copias fueron las respuestas más comunes, pero diez informaron de que conservaban siete o más copias. En cuanto al lugar donde se almacenan estas copias, los encuestados indicaron con frecuencia que sus organizaciones persiguen más de una estrategia de almacenamiento. El sesenta y seis por ciento guarda copias en múltiples ubicaciones in situ, pero los servicios cloud y DDP son también mecanismos comunes de almacenamiento. De los encuestados que utilizan un servicio DDP, casi la mitad son miembros de la Digital Preservation Network, aunque varios de ellos utilizan DPN junto con otros servicios.

Cuando se les preguntó sobre la curación, casi la mitad de los encuestados indicaron que enviaron un subconjunto de sus datos a un repositorio distribuido (o fuera del sitio, o a la nube). Cuando se pidió a estos encuestados que clasificaran la importancia de los criterios utilizados para seleccionar el subconjunto de materiales enviados fuera del sitio, la mayoría eligió el mandato como el más importante, seguido de cerca por el valor intrínseco y el tipo de contenido. El sesenta por ciento indicó que tienen políticas establecidas para guiar la selección de materiales locales, pero sólo el 47% tiene políticas similares para los materiales que se envían a los sistemas distribuidos. Las entrevistas reflejaron esta tendencia, y muchos de los entrevistados comentaron que tienen criterios para seleccionar los materiales que enviaron a in almacenamiento externo o a los sistemas DDP, pero no necesariamente están articulados en políticas.

Los encuestados y entrevistados frecuentemente mencionaron la falta de interoperabilidad entre las herramientas y los sistemas como un reto. Muchos señalaron que la sobreespecialización de los sistemas contribuía a los problemas de interoperabilidad. Otros describieron sus sistemas como unidades separadas con poca integración entre ellas, requiriendo procesos manuales y soluciones. Una forma en que esto parece manifestarse comúnmente es la dificultad que tienen muchos encuestados y entrevistados para rastrear su contenido entre sistemas.

Esta investigación también reveló una serie de desafíos organizacionales. Un tema común tanto en las respuestas a la encuesta como en las entrevistas fue la falta de fondos o personal para un programa robusto de preservación digital. Estos factores fueron citados como las principales razones por las que los encuestados no mantuvieron copias múltiples de contenido en múltiples ubicaciones, y como razones significativas por las que sus organizaciones no tenían políticas de preservación digital. La rotación del personal fue un reto mencionado por muchos de los entrevistados. Varios mencionaron las dificultades para retener al personal técnico, y otros señalaron que era difícil convencer a los administradores de que sustituyeran a los funcionarios que se habían ido. Además de los retos mencionados anteriormente en la integración de herramientas y sistemas, la financiación y el personal surgieron como barreras significativas para la creación de programas sólidos de preservación digital.

El equipo deinvestigación y la junta asesora se han unido en torno a tres recomendaciones tras reflexionar sobre los resultados de la encuesta y la entrevista.

  • La primera recomendación es la creación de un conjunto de herramientas de toma de decisiones para elegir los materiales que se enviarán a los sistemas DDP, lo que ayudaría a los usuarios a tomar decisiones de curación y agilizaría los flujos de trabajo de preservación digital.
  • La segunda recomendación consiste en determinar un perfil BagIt compartido para los sistemas DDP, lo que mejoraría la interoperabilidad entre sistemas.
  • La tercera recomendación es un tablero de instrumentos o una herramienta similar que podría utilizarse para rastrear el contenido entre sistemas.

Deseando que estas recomendaciones se tengan en cuenta para cualquier trabajo de seguimiento de este proyecto con el objetivo de mejorar los flujos de trabajo y la interoperabilidad del DDP.

Esfuerzos comunes para aprovechar los conocimientos y recursos colectivos en torno a la digitalización de colecciones.

 

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New business models for digitisation: A Jisc, BL, RLUK, SCONUL and TNA Workshop Summary. British Library. 21 November 2017. [e-Book]   London, JISC, 2018.

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A pesar de los avances llevados a cabo en el tema de digitalización de contenidos, todavía queda un largo camino por recorrer, especialmente para abordar el agujero negro del contenido producido en los últimos cien años. Así el 20 de noviembre de 2017 SCONUL y RLUK, así como de los socios del sector del conocimiento British Libary y The National Archives reunieron a bibliotecarios, investigadores y archiveros para explorar las oportunidades de acción conjunta en el el tema de digitalización de contenidos . El mensaje clave que existe una gran necesidad de un enfoque flexible para abordar múltiples necesidades, en lugar de una solución única mediante un enfoque único para procurar aprovechar los conocimientos y recursos colectivos.

 

 

 

Formación abierta sobre preservación digital y oportunidades de desarrollo profesional

 

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Open Digital Preservation Training and Professional Development Opportunities [e-Book] Washington D. C:  Institute of Museum and Library Services, 2017.

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El informe examina el panorama nacional de los recursos de educación continua de libre acceso para la preservación digital, identificando oportunidades para el desarrollo futuro de recursos.

El interés por la formación en preservación digital y las oportunidades de desarrollo profesional son amplias, sin embargo, la comprensión común de los materiales abiertos -que están disponibles gratuitamente para su uso en línea- y la forma en que podrían utilizarse con mayor eficacia sigue siendo limitada.

La comunidad de preservación digital, que se ocupa de la conservación de las colecciones digitales a lo largo del ciclo de vida de diversas organizaciones, se beneficiaría de una comprensión común de los materiales de capacitación abiertos y gratuitos. La educación permanente en preservación digital es valiosa para todo tipo de organizaciones, desde las más pequeñas hasta las más grandes, así como para una amplia gama de profesionales en diversos momentos de sus carreras.

Los museos, bibliotecas y archivos de todos los tamaños se benefician en gran medida de materiales educativos gratuitos sobre temas de preservación digital, al igual que muchas otras organizaciones interesadas en preservar el contenido digital para su uso futuro. Con frecuencia, los estudiantes nuevos en la profesión no saben con certeza dónde adquirir conocimientos, conocer los problemas y las aptitudes específicas sobre la preservación digital. Del mismo modo, los profesionales en activo pueden necesitar ampliar sus funciones, conocimientos y aptitudes. La capacitación para satisfacer estas necesidades se imparte necesariamente fuera de los entornos educativos formales, dependiendo de la capacidad del alumno para localizar recursos que sean pertinentes para su entorno educativo

El propósito de este informe es comenzar a establecer un entendimiento común de los tipos de materiales de capacitación sobre preservación digital abierta disponibles, identificar temas en torno a los cuales se deben elaborar materiales adicionales y recomendar formas de aumentar la eficacia, el uso y la reutilización de los materiales de capacitación abierta.

Encuesta de las agencias de gestión de bibliotecas estadounidenes durante el año fiscal 2016

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State Library Administrative Agencies Survey Fiscal Year 2016, Institute of Museum and Library Services, 2017.

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Este informe proporciona lo más destacado de la Encuesta de State Library Administrative Agencies (SLAA) durante el Año Fiscal 2016 , que recopila información financiera, de personal y de servicios de cada agencia en los 50 estados y el distrito de Columbia.

 

Transformando Comunidades. Plan Estratégico 2018-2022 del Instituto de Servicios de Museos y Bibliotecas (IMLS)

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(2017). [e-Book] Transforming Communities. Strategic Plan 2018–2022 Institute of Museum and Library Services Washington D. C.,, Institute of Museum and Library Services (IMLS), 2017.

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Los museos y bibliotecas de Estados Unidos son fundamentales para las comunidades a las que sirven. Desde el extremo norte de Alaska hasta las costas del sur de la Florida, bibliotecas y museos tejen las comunidades que forman el vibrante tejido de la sociedad estadounidense. Como resultado, en la economía moderna de hoy, las bibliotecas y los museos se enfrentan a muchos desafíos, así como a un nuevo mundo de oportunidades. Ahora más que nunca, están ayudando a las personas a definir quiénes son, a saber de dónde vienen y a pensar adónde van. El éxito en de la sociedad requiere conocimientos básicos de información, autonomía y la capacidad de colaborar, comunicarse eficazmente y resolver problemas. Los museos y las bibliotecas ayudan a inspirar la búsqueda de nueva información, fomentan un espíritu de investigación y construyen el conocimiento colectivo para nuestra nación.

El nuevo plan del Institute of Museum and Library Services (IMLS) Desarrollado con el aporte de una amplia variedad de partes interesadas de la comunidad, así como por los responsables, el personal y los miembros de la junta directiva de IMLS, esboza cuatro metas estratégicas que sustentarán los programas y servicios de la agencia:

1. Promover el aprendizaje a lo largo de toda la vida: IMLS apoya el aprendizaje y la alfabetización de personas de todas las edades a través de museos y bibliotecas.

2. Fortalecimiento de capacidades: El IMLS fortalece la capacidad de los museos y bibliotecas para mejorar el bienestar de sus comunidades.

3. Aumentar el Acceso Público: IMLS hace inversiones estratégicas que incrementan el acceso a la información, ideas y redes a través de bibliotecas y museos.

4. Lograr la excelencia: IMLS alinea estratégicamente sus recursos y relaciones para apoyar bibliotecas y museos en todo el país.