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Google lanza Stack, una app para escanear y organizar documentos basada en IA

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Stack permitirá a los usuarios tomar una foto de un documento (un recibo, factura, identificación, cheque de pago, etc.) y escanearlo rápidamente. Ya hay docenas de aplicaciones de escaneo disponibles, pero lo diferente de Stack es que automáticamente le asignará un nombre a los documentos y le sugerirá la categoría correcta.

Google dijo que utilizó la inteligencia artificial creada por su equipo DocAI para hacer de Stack una realidad.

Cuando se escanea un documento, Stack también puede identificar información importante, incluidas las fechas y los totales. También puede buscar en el texto completo de sus documentos, no solo en el título. Cada documento que escanee se puede cargar en Google Drive, por lo que incluso si deja de usar Stack, todos sus documentos serán fácilmente accesibles.

Además, Stack admite la autenticación biométrica, por lo que puede solicitar un escaneo de su rostro o huella digital cada vez que desbloquea la aplicación. Escanear documentos es una forma digitalizar y deshacerse de montones de papeles. También es una excelente manera de mantenerse organizado y, con la capacidad de buscar texto, Stack hará que sea realmente fácil encontrar documentos antiguos.

El Documento electrónico: guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad

El Documento electrónico: guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad (2ª edición electrónica). Elaboración y coordinación de contenidos: Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DTIC). Madrid: Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, 2016

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Ver también El expediente electrónico

Este documento constituye una guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico (NTI), y como tal, su objetivo es servir como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI. Para ello, su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

El documento de archivo: un estudio

Pedro López Gómez ; Olga Gallego Domínguez. El documento de archivo: un estudio. A Coruña: Universidade da Coruña, 2007. ISBN: 978-84-9749-252-2

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El estudio del documento tiene un interés primordial en la Archivística, pues es el componente básico alrededor del cual giran todas las funciones de un archivo, tales como la identificación, la valoración, la selección, la custodia preservación y restauración, la organización, la descripción, la comunicación y la difusión.

Al mismo tiempo, es el objeto sobre el que el archivero realiza sus actividades profesionales, pues sin documentos no hay archivo ni archivero. El archivero estudia el documento para adquirir información que le permita llevar a cabo sus actividades.

Gestión Documental aplicada a plantas industriales

 

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Vanesa Verdugo Sanz. Gestión Documental aplicada a plantas industriales. Documento de Trabajo nº 5, 2017

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Este documento facilitará al lector interesado en la gestión de la información en el mundo industrial la oportunidad de acercarse a un complejo mundo,  a través de una serie de claves imprescindibles para controlar esta disciplina.

 

Gestionar los documentos de archivo para garantizar el acceso a la información

 

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Ramírez Aceves. Merizanda María del Carmen. Gestionar los documentos de archivo para garantizar el acceso a la información. México: UNAM,

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En la última década, las políticas públicas orientadas a la rendición de cuentas, la transparencia y el acceso a la información han permitido revalorar las tareas archivísticas al interior de las instituciones. Se ha reiterado en diversas ocasiones que la rendición de cuentas es una medida de control o fiscalización que el gobierno establece a sus políticos y funcionarios públicos para obligarlos a informar al pueblo acerca de las decisiones que han tomado para llevar a cabo sus actividades, incluye además, la capacidad de sancionarlos en caso de negar u ocultar la información referida

 

11 guías de aplicación de la Política de gestión de documentos electrónicos

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Los Ministerios de Hacienda y de Política Territorial y Función Pública han publicado en coedición 11 guías de aplicación de la Política de gestión de documentos electrónicos, para facilitar su implantación a la luz de la experiencia y la aplicación de las leyes 39/2015 y 40/2015

 

Las guías tratan la implantación de la política de gestión de documentos electrónicos, el uso de tramitadores y gestores documentales y los procesos de gestión documental:

  1. Guía de aplicación de implantación de la política de gestión de documentos electrónicos(Abre en nueva ventana)
  2. Guía de aplicación de Captura y Registro(Abre en nueva ventana)
  3. Guía de aplicación de Clasificación(Abre en nueva ventana)
  4. Guía de aplicación de Descripción(Abre en nueva ventana)
  5. Guía de aplicación de Acceso a la Información(Abre en nueva ventana)
  6. Guía de aplicación de Calificación(Abre en nueva ventana)
  7. Guía de aplicación de Conservación(Abre en nueva ventana)
  8. Guía de aplicación de Transferencia(Abre en nueva ventana)
  9. Guía de aplicación de Eliminación(Abre en nueva ventana)
  10. Guía de aplicación de Tramitadores y Gestores Documentales(Abre en nueva ventana)
  11. Guía de aplicación de Digitalización

 

 

Gestión de la Información, gestión de contenidos y conocimiento

Alonso Arévalo, J. “Gestión de la Información, gestión de contenidos y conocimiento.” II Jornadas de trabajo del Grupo SIOU 2007.

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La información es objeto de mercadeo, se compra y se vende, y puede proporcionar beneficios reales y efectivos a aquellos que la poseen. Esta evidencia es tan evidente que los lideres de las principales empresas han diseñado políticas para gestionar este recursos en beneficio de los intereses de su entidad. Sin embargo, en ocasiones también confundidos ante esta situación, simplifican la gestión de la información con la simple incorporación de tecnologías de la información de última generación, que si bien tienen una importancia fundamental como herramientas para la gestión de la información en si misma sólo pueden considerarse un soporte para dar cobertura a la Gestión de al información.

Archivos de empresa. registros y gestión de la información en la Era del Conocimiento

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Megill, K. A. [e-Book] Corporate Memory : Records and Information Management in the Knowledge Age. Berlin, K. G. Saur, 2005.

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La memoria corporativa es el cuerpo de información que una organización necesita para su reutilización. Es la información activa e histórica que una organización tiene que vale la pena compartir, gestionar y preservar para que pueda funcionar eficazmente. Este libro está dirigido a los administradores de registros y archivistas, que son responsables de mantener y administrar la información dentro de una organización. Describe completamente los métodos y enfoques más actualizados a esta función esencial. Además, se analiza la adopción de un estándar internacional para la gestión de registros.

Análisis y diseño de sistemas en gestión documental electrónica

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Gonzalez F, J. A.  [e-Book] Análisis y diseño de sistemas en gestión documental electrónica, Infoesfera, 2017

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El presente documento muestra una guía sugerida para la formulación de proyectos informáticos de gestión documental electrónica dentro del marco de la metodología de proyectos PMI, tomada de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOOK®), un documento reconocido y basado en las buenas prácticas y en la experiencia de profesionales de la Dirección de Proyectos. Además, introduce a las instituciones públicas y privadas, al análisis y diseño de sistemas que le permitan llevar sus registros documentales y prepararse para la implementación de una solución informática para la gestión documental electrónica de archivo.

Los retos de la gestión de los datos, información y documentos en la Transformación Digital

 

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Palma Villalón, M. d. V. (2016). [e-Book] Libro blanco – Los retos de la gestión de los datos, información y documentos (records management) en la Transformación Digital. Madrid, Revista Transformación Digital |, 2016

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Este libro blanco pretende resaltar la importancia de la gestión de los datos, información y documentos (records management) en las empresas e instituciones en la era de la transformación digital ya que en la literatura sobre el tema que se está publicando no se menciona ni se destaca. El desarrollo de las nuevas tecnologías y el auge de publicación de contenidos en las redes sociales facilita el procesamiento de millones de datos e información, el Big Data y el Big Content, que se almacenan mediante la nube en servidores esparcidos por todo el planeta, la consecuencia para las empresas es la dilución de los límites de sus sistemas de información corporativos. Los responsables de gestión de datos, información y evidencias (records) deben enfrentarse a este nuevo escenario que ofrece grandes oportunidades y desafíos en su recolección, organización, tratamiento y preservación. En la era de la transformación digital se han ampliado considerablemente estos tipos de records, sus estructuras, sus formatos, su tamaño y sus límites. Se difuminan las fronteras tradicionales entre datos, información y records.