Marcum, Deanna. Talent Management for Academic Libraries, Ithaka S+R septiembre 2015

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¿Qué se necesita para para implicar y motivar a los trabajadores, y con ello adaptarse, crecer y prosperar en el cambiante mundo de las bibliotecas universitarias? una organización moderna debe centrar sus sus esfuerzos en la búsqueda y mantenimiento de las mejores personas, gestionando el mejor aprovechamiento de las cualidades del trabajador al servicio de la organización. En este documento se recogen las mejores prácticas en torno a esta cuestión.

Deanna Marcum analiza por qué las bibliotecas deben considerar un enfoque desde la perspectiva de “gestión del talento” con el objetivo de ocupar nuevas posiciones y optimizar mejor las las habilidades del personal. Este es un cambio que exige una nueva forma de pensar, que no sólo implica lo referente a la gestión de personal,  también  a toda la organización, especialmente a los servicios y a su nivel de calidad.

El término “gestión del talento” apareció por primera vez en el informe The War for Talent, un producto de la empresa de consultoría McKinsey, y creó un gran revuelo cuando se publicó en 1997. Reconociendo que el trabajador del conocimiento había reemplazado al trabajador industrial, por lo que los consultores de McKinsey instaban a las empresas a considerar cómo identificar, alentar y retener a los mejores mejores talentos disponibles en sus organizaciones.

Las bibliotecas tienen mucho en común con las nuevas empresas denominadas start-up (empresas disruptivas de base tecnológica de nueva creación) sobre todo en lo relativo a la necesidad de responder rápidamente a las nuevas condiciones ambientales. Aunque si es importante reconocer desde el principio que las bibliotecas de investigación no son agencias independientes, ya que existen en el contexto de sus universidades que tienen sus propios procesos y procedimientos de personal.

Las bibliotecas tienen mucho en común con las nuevas empresas denominadas start-up (empresas disruptivas de base tecnológica de nueva creación) sobre todo en lo relativo a la necesidad de responder rápidamente a las nuevas condiciones ambientales.

La aplicación de las tecnologías de la información, la ubicuidad de Internet, los nuevos usuarios nativos digitales, y el uso generalizado de los medios de comunicación social han dado lugar a que las bibliotecas estén obligadas a desarrollar servicios que van mucho más allá de los que tradicionalmente venían ofreciendo. Los estudiantes de hoy se sienten muy a gusto siendo sus propios bibliotecarios, viven en el mundo digital en red altamente conectado y demandan servicios acordes al nuevo entorno. Así, las bibliotecas se ven obligadas a pensar en nuevos servicios más acordes con las exigencias de los estudiantes y profesores de hoy, y muchos directores están descubriendo que las formas tradicionales de gestión de las tareas de sus recursos humanos no son tan eficaces. En una organización poseedora de una mentalidad de gestión del talento, tanto gestores como personal son creativos en la construcción de nuevos espacios y servicios para el aprendizaje y priorizan aquellas tareas que son más relevantes para para sus usuarios, y por ende para su institución.

La aplicación de las tecnologías de la información, la  ubicuidad de Internet, los nuevos usuarios nativos digitales, y el uso generalizado de los medios de comunicación social han dado lugar a que las bibliotecas estén obligadas a desarrollar servicios que van mucho más allá de los que tradicionalmente venían ofreciendo.

De hecho, las bibliotecas están experimentando cambios dramáticos como lo demuestra la variedad de descripciones de nuevos puestos de trabajo que surgen ante las nuevas necesidades y servicios que se plantean en estas instituciones. Si bien aún existe un montón de puestos de trabajo tradicionales, hay muchos nuevos roles como: Jefe de Aprendizaje y Difusión, Bibliotecario de Gestión de Preservación, Director Asociado de Gestión de privacidad de datos, Bibliotecario encargado de los Sistemas de Información Geoespacial, Coordinador de Recursos Educativos Abiertos, Director de Evaluación,  Especialista de Datos de Investigación, sólo por  nombrar unos pocos. Estos títulos señalan que las bibliotecas universitarias y de investigación se centran en el desarrollo de las estructuras y servicios de apoyo que son necesarios no sólo para la investigación, sino también para la enseñanza y el aprendizaje.

Aunque mucha gente pueda considerar que la gestión del talento es un concepto que forma parte de una moda pasajera. Este termino forma parte de una manera de pensar acerca de cómo manejamos nuestras organizaciones de la manera que mejor se adapten a las necesidades del personal y les permita hacer las mayores contribuciones a su institución. Hay muchas lecciones sobre gestión del talento que necesitamos conocer y que se pueden aplicar a la gestión de bibliotecas, ya que estás organizaciones están cambiando rápidamente desde una perspectiva centrada en las colecciones basadas en la localización, hacia servicios que enlazan a los usuarios locales con los recursos mundiales y el apoyo a todo tipo de actividades docentes y de investigación.

Hay muchas lecciones sobre gestión del talento que necesitamos conocer y que se pueden aplicar a la gestión de bibliotecas, ya que estás organizaciones están cambiando rápidamente desde una perspectiva centrada en las colecciones basadas en la localización, a nuevos servicios que enlazan a los usuarios locales con los recursos mundiales, así como el apoyo a todo tipo de actividades docentes y de investigación.

Las bibliotecas ya están demostrando tener en cuenta la necesidad de servicios más innovadores y también están considerando que esto conlleva la renovación de las estructuras organizativas que apoyan los nuevos servicios, la adopción de una mentalidad de gestión de la inteligencia tiene implicaciones mucho más amplias para estas organizaciones;  tales como el intento de motivar, implicar, inspirar, hacer crecer y explotar lo mejor del personal que contratan o aquel que tienen a su disposición.

Cuando los directores de bibliotecas universitarias hacen declaraciones públicas, invariablemente reconocen que el personal es el activo más importante de la biblioteca. Parece que este tópico es cada vez más relevante en bibliotecas universitarias y de investigación en un momento de transición desde un concepto de biblioteca centrado en las colecciones a un nuevo concepto cuyo eje principal se centra en los servicios. Esta cuestión es además importante porque el cargo de gastos destinado al personal es la partida presupuestaria más grande de los gastos de las bibliotecas, y parece evidente que el factor personal va a determinar el éxito de la biblioteca del siglo 21. Por ello ahora es el momento de considerar la forma en que pensamos acerca de nuevas y mejores formas de reclutamiento, capacitación y retención de personal.

…la adopción de una mentalidad de gestión de la inteligencia tiene implicaciones mucho más amplias para estas organizaciones;  tales como el intento de motivar, implicar, inspirar, hacer crecer y explotar lo mejor del personal que tienen a su disposición.

Reclutamiento de personal

No cabe duda de que gestionar una biblioteca universitaria y de investigación implica fundamentalmente la gestión, implicación y consecuentemente el compromiso del personal con los objetivos de la institución. El director debe de tener en cuenta a todos sus trabajadores, recabar opiniones, resolver conflictos y hacer que el personal se sienta parte de la organización. Cuando la “justicia” se extiende a la toma de decisiones de personal que no se basa en el reconocimiento de las habilidades requeridas para el puesto, sino en la lealtad personal, la duración del compromiso con el proceso, independientemente de su resultado, afectará a la los objetivos y misión de la organización.

Cuando la “justicia” respecto a la toma de decisiones sobre el valor del personal no se basa en el reconocimiento de las habilidades requeridas para el puesto, sino en la lealtad personal al director, la duración del compromiso con el proceso, independientemente de su resultado, afectará a la los objetivos y misión de la organización.

Estos aspectos son la clave para conocer y hacer un mejor aprovechamiento de las actitudes del personal a su disposición. Una biblioteca puede disponer de todos los recursos, colecciones y dotaciones adecuadas, pero sin duda un factor clave de éxito es como el equipo directivo gestiona el talento de sus trabajadores. Por ello la gestión del talento se está convertido en un aspecto prioritario que ha de tener en cuenta cualquier organización. Por lo general, la mayoría de bibliotecas de investigación cuenta con personal que lleva en la biblioteca durante un largo tiempo, la rotación es baja, y también lo son las oportunidades para disponer de más y más joven personal. Pero incluso dentro de este entorno restringido, aún es posible encontrar oportunidades para pensar  como gestionar mejor el talento de una manera diferente.

Todo el personal debe de estar implicado en la búsqueda constante de la excelencia para de esta manera aprovechar lo mejor posible las capacidades de todos los equipos que desarrollan su misión en la biblioteca.

El enfoque en torno a la gestión de la inteligencia hace que cada persona dentro de una organización sea responsable de pensar en el talento, y no dejar esta responsabilidad exclusivamente en manos del director o del departamento de gestión de personal. Todo el personal debe de estar implicado en la búsqueda constante de la excelencia para de esta manera aprovechar lo mejor posible las capacidades de todos los equipos que desarrollan su misión en la biblioteca. Cuando se producen vacantes, la biblioteca debe contar con un perfil de posibles candidatos a cubrir que aporte mayor profundidad y textura al personal de la biblioteca.

Todo el personal debe de estar implicado en la búsqueda constante de la excelencia para que de esta manera se pueda aprovechar lo mejor posible las capacidades de todos los equipos que desarrollan su misión en la biblioteca.

Retención de personal

Una de las características más importantes de la gestión del talento es la capacidad para la identificación de los miembros más prometedores del personal y desarrollar las acciones necesarias para transformarles en líderes.  Esto es complicado ya que requiere de reglas simples de equidad en las que todos tengan la misma oportunidad de asumir nuevas funciones y responsabilidades. El uso eficaz de un talento implica una estrategia de gestión que requiere que la biblioteca tenga muy claro que está tratando de lograr y un entendimiento común de por qué es importante. Una vez que la estrategia se ha establecido, el siguiente paso es determinar la capacidad y la motivación para implementar la estrategia. ¿Hay personas entre el personal que están preparados para asumir nuevas tareas? ¿Hay miembros del personal que quieren progresar, pero necesitan apoyo para adquirir habilidades adicionales? Si los miembros del personal han desarrollado  una habilidad que no se está utilizando en beneficio de la organización, debe tener en cuenta como extraerse y extenderse para llenar vacíos existentes, o bien ¿Tienen que contratarse nuevas personas? Probablemente la institución en la que se encuadra la biblioteca puede pensar que la contratación de un nuevo funcionario es el final del proceso, pero para la organización puede ses sólo el comienzo. Por lo que la organización debe ser capaz de responder a estas cuestiones en torno al nuevo personal:

– Están suficientemente claros los objetivos de rendimiento?

– ¿Están relacionados con el plan estratégico?

– ¿Las métricas para el éxito están claramente articuladas?

– ¿El nuevo miembro del personal será capaz de medir su propio progreso?

– ¿Existe un plan de desarrollo personal en la institución para el nuevo miembro del personal?

Es importante para un gestor apoyar la creatividad de su personal. Si algún miembro del personal han desarrollado  una habilidad que no se está utilizando en beneficio de la organización, debe tenerla en cuenta y considerar como extraerla y aplicarla para llenar vacíos existentes.

Para conservar las personas más excelentes que la biblioteca ha sido capaz de reclutar, el gestor de personal tiene que entender en primer lugar qué es lo que motiva a esa persona. Para ello tiene que tener en cuenta aquellas cosas que aseguren que los empleados valiosos están comprometidos y satisfechos con su trabajo: es decir qué encuentren una especie de equilibrio de compensación entre su trabajo y su vida personal, y una oportunidad de contribuir y comprometerse con las líneas estratégicas de la institución.

Una de las características más importantes de la gestión del talento es la capacidad para la identificación de los miembros más prometedores del personal y desarrollar las acciones necesarias para transformarles en líderes. Para conservar a las personas más excelentes que la biblioteca ha sido capaz de reclutar, el gestor de personal tiene que entender en primer lugar qué es lo que motiva a esa persona.

Los expertos aconsejan que los buenos gerentes estén comprometidos en la búsqueda constante de nuevos talentos. Siempre pensando en el futuro, ¿cuáles son las destrezas y habilidades que puedan ser necesarias? ¿Quiénes son los profesionales con que cuento que ya tienen estas habilidades? ¿Qué estoy haciendo para llegar a conocer a estas personas? ¿Estoy hablando con ellos de manera regular para que conozcan nuestra misión, visión y planes de la organización? Esto requiere de un compromiso serio y una dedicación importante para hablar con las personas dentro y fuera del entorno laboral. Se requiere el seguimiento de planes de compensación, salir por un período de tiempo de las operaciones de gestión del día a día para conocer gente nueva, aprender acerca de cómo se están aplicando sus habilidades, y pensando en qué tipo de nuevas habilidades se requerirán en la biblioteca durante los próximos años. Tener en cuenta estas cuestiones es la mejor manera de mejorar la posición de la biblioteca en términos de nuevos servicios y la estrategia global.

… salir por un período de tiempo de las operaciones de gestión del día a día para conocer gente nueva, aprender acerca de cómo se están aplicando sus habilidades, y pensar en qué tipo de nuevas habilidades se requerirán en la biblioteca durante los próximos años. Tener en cuenta estas cuestiones es la mejor manera de mejorar la posición de la biblioteca en términos de nuevos servicios y la estrategia global.

Sustitución y remplazo de personal

Los buenos gestores deben hacer un análisis detallado de las capacidades y habilidades de su personal y estar dispuestos a capacitar o dejar ir a aquellos empleados cuyas habilidades son anticuadas y, cuando sea posible, sustituirlas por personal que esté mejor preparados para afrontar los desafíos de la biblioteca.

Los procesos son importantes para asegurar que un empleado tiene el derecho a saber cuáles son los requisitos de trabajo, para eso debe recibir información periódica sobre su desempeño, y que capacitación se le ofrece cuando hay oportunidades de desarrollo o problemas de rendimiento. El proceso debe ser transparente para que el miembro del personal pueda juzgar cuando hay problemas que deben abordarse.

Tal vez la lección más importante de la literatura de gestión del talento es que los administradores, gerentes, y el personal forman parte de un esfuerzo conjunto. Para ello los administradores y el personal necesitan trabajar juntos para definir en común cuales son los proceso, cuales los requisitos de rendimiento, para que cuando se produce alguna disfunción operacional esto les permita tomar una salida constructiva.

Tal vez la lección más importante de la literatura de gestión del talento es que los administradores, gerentes, y el personal forman parte de un esfuerzo conjunto. Para ello los administradores y el personal necesitan trabajar juntos para definir en común cuales son los proceso, cuales los requisitos de rendimiento, para que cuando se produce alguna disfunción operacional esto les permita tomar una salida constructiva.

La gestión eficaz de la biblioteca tiene que estar lista para evidenciar que el personal está alineado para cumplir con las metas institucionales. Por ello es importante demostrar que la nueva visión de la biblioteca se puede realizar porque el talento está disponible (o estará disponible) para hacer que las propuestas lleguen a buen puerto.

Un ejemplo de esta dinámica es ITHAKA una organización que centra sus sus esfuerzos en la búsqueda y mantenimiento de las mejores personas gestionando el mejor aprovechamiento de las cualidades del trabajador al servicio de la organización. En este documento se recogen las mejores prácticas en torno a esta cuestión.