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Ciudadanos archiveros: programa de participación ciudadana en la preservación documental

Citizen Archivist

https://www.archives.gov/citizen-archivist/missions

Citizen Archivist es un programa voluntario dirigido por National Archives cuyo objetivo es involucrar a personas del público general en la clasificación, transcripción y etiquetado de documentos históricos

A través de este programa, cualquier persona con una cuenta puede acceder al catálogo digital de archivos, revisar imágenes y documentos escaneados y contribuir para hacerlos más accesibles: añadiendo “tags” (etiquetas), transcribiendo textos (especialmente manuscritos antiguos o documentos difíciles de leer) o comentando los hallazgos.

El propósito fundamental es —como dice NARA— “preservar, proteger y compartir los registros históricos” para promover la indagación pública y fortalecer la participación democrática.

Dentro del programa Citizen Archivist, las “Missions” son convocatorias temáticas específicas: conjuntos de documentos seleccionados que necesitan trabajo de transcripción o etiquetado.

  • Cada misión está centrada en un tema histórico concreto (guerra, inmigración, registros personales, sucesos, fotografía, etc.), lo que permite orientar los esfuerzos de quienes participan según intereses particulares.
  • Al hacer clic en una misión, el usuario es llevado directamente a los registros incluidos en ella, para comenzar a trabajar.
  • Las misiones se actualizan con regularidad: se añaden nuevas, otras terminan, y algunas permanecen disponibles para quienes las quieran revisar.

Las contribuciones de quienes participan como archivistas ciudadanos se agrupan en dos tareas principales:

  • Transcripción: consiste en reproducir en formato digital, legible y buscable el contenido de documentos originales como manuscritos, cartas, formularios o informes. Esta labor resulta fundamental cuando se trata de materiales antiguos, escritos a mano o con tipografías difíciles de interpretar. Gran parte de estos documentos —correspondencia, solicitudes, peticiones, expedientes o reportes oficiales— aguardan ser transcritos para que su información pueda consultarse de manera accesible por cualquier persona.
  • Etiquetado (“tagging”): implica añadir palabras clave o descriptores a imágenes, documentos y expedientes. Estas etiquetas permiten que el contenido pueda localizarse fácilmente mediante búsquedas y mejoran la organización del catálogo, facilitando la labor tanto de investigadores como del público general.

En algunos casos, la transcripción requiere un nivel de experiencia mayor —por ejemplo, cuando los documentos están muy dañados, presentan una caligrafía extremadamente difícil o contienen anotaciones casi ilegibles—. Para estas situaciones se crean misiones específicas denominadas “Transcriber Task Force”, en las que participan personas con mayor pericia en la lectura y transcripción de materiales complejos.

El uso de la inteligencia artificial (IA) en el análisis de archivos históricos.

Henley, Amanda, y Matt Jansen. On the Books: Jim Crow and Algorithms of Resistance. Universidad de Carolina del Norte en Chapel Hill. Última modificación septiembre de 2025. https://onthebooks.lib.unc.edu/

La iniciativa On the Books, liderada por las Bibliotecas de la Universidad de Carolina del Norte en Chapel Hill (UNC), ha recibido una subvención de 765.000 dólares de la Fundación Mellon para ampliar el uso de la inteligencia artificial (IA) en el análisis de archivos históricos.

Este proyecto busca mejorar el acceso y la comprensión de materiales archivísticos relacionados con comunidades históricamente marginadas, como afroamericanos, indígenas y latinos.

La fase actual del proyecto se centra en la identificación de leyes discriminatorias, conocidas como «Juan Crow», en el estado de Texas. Además, se explorarán aplicaciones de IA para la creación de corpora textuales a partir de documentos legales históricos, la generación de descripciones automáticas de colecciones fotográficas y el reconocimiento de caracteres manuscritos en documentos archivísticos. Estas iniciativas buscan facilitar la búsqueda y el análisis de materiales históricos, promoviendo una mayor accesibilidad y comprensión de los mismos.

El proyecto fomenta la colaboración entre bibliotecas, archivos, facultades de derecho y comunidades locales. Además, ofrece becas de investigación y enseñanza para estudiantes y académicos interesados en utilizar las técnicas desarrolladas en el proyecto, promoviendo así la formación de una nueva generación de profesionales capacitados en el uso de tecnologías avanzadas para el estudio de la historia.

La integración de la IA en el análisis de archivos históricos permite a los investigadores abordar preguntas complejas sobre la evolución de las leyes y políticas discriminatorias, facilitando la identificación de patrones y conexiones que podrían pasar desapercibidos mediante métodos tradicionales. Este enfoque innovador también tiene el potencial de transformar la enseñanza de la historia, proporcionando a los estudiantes herramientas digitales avanzadas para explorar y analizar fuentes primarias de manera más eficiente y profunda.

Se espera que los resultados de esta fase del proyecto sirvan como modelo para otras instituciones que buscan integrar la IA en la investigación y enseñanza de la historia. Al compartir sus hallazgos y metodologías, el equipo de On the Books busca contribuir al desarrollo de prácticas archivísticas más inclusivas y accesibles, promoviendo una comprensión más completa y equitativa del pasado.

Este esfuerzo se alinea con iniciativas similares en otras instituciones, como la colaboración entre la Biblioteca Pública de Boston y la Universidad de Harvard, que también están utilizando la IA para mejorar el acceso a archivos históricos y promover la justicia social. Estas iniciativas reflejan un movimiento creciente hacia la digitalización y el análisis avanzado de materiales archivísticos, con el objetivo de hacer que la historia sea más accesible y relevante para las generaciones actuales y futuras.

Cuadernillo de metodología para la elaboración del análisis del estado material de documentos históricos

Archivo General de la Nación (AGN). Cuadernillo de Metodología para la Elaboración del Análisis del Estado Material de Documentos Históricos. Ciudad de México: AGN, 17 de septiembre de 2024.

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Elaborado por la Dirección de Preservación del Patrimonio Documental del AGN, el cuadernillo responde a la necesidad de emitir dictámenes técnicos sobre la autenticidad de documentos históricos. Está dirigido a instituciones públicas, comunidades indígenas, investigadores y ciudadanos que requieran evaluar la integridad material de archivos con valor histórico y jurídico.

La publicación surge en el contexto de la creación del Departamento de Investigación, Dictaminación y Análisis Material del Patrimonio Documental (DIDAMPD), consolidado en 2023 como parte de una estrategia para fortalecer los servicios de conservación documental del AGN. A través de este cuadernillo, se sistematizan procedimientos empleados previamente, con el fin de estandarizar criterios y prácticas a nivel nacional.

El documento describe en detalle cada fase del análisis, comenzando con la caracterización del soporte documental, incluyendo tipo de papel, medidas, filigranas, tintas, encuadernación y signos visibles de deterioro o alteración. Para ello, se emplean técnicas organolépticas (basadas en la observación), luz natural y artificial, y herramientas especializadas como la luz ultravioleta, luz infrarroja y microscopía óptica. También se contempla el uso de fichas clínicas digitales y bitácoras que permiten registrar todos los hallazgos de manera estructurada y verificable.

Una de las fortalezas del cuadernillo es su enfoque práctico y replicable. Incluye ejemplos visuales, recomendaciones sobre manejo físico del documento, y un esquema de dictamen que facilita la emisión de informes técnicos. Esto permite que archivos estatales, municipales, e incluso colecciones particulares puedan aplicar estos criterios para evaluar su acervo documental con mayor rigor.

Papeles que suenan: el tratamiento de los fondos documentales de música durante el último quindenio

Assunção, Clara, Paulo Castagna, María José González Ribot, Antonio Álvarez Cañibano e Isabel Lozano Martínez. Papeles que suenan: el tratamiento de los fondos documentales de música durante el último quindenio. Salamanca: Catedral de Salamanca, 2023

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El libro Papeles que suenan. El tratamiento de los fondos documentales de música durante el último quindenio (Salamanca: Catedral de Salamanca, 2023) es una recopilación de ponencias presentadas en una mesa redonda organizada por la Catedral de Salamanca con motivo del XV aniversario de la publicación de El archivo de los sonidos. Esta obra analiza la evolución de la archivística musical en Iberoamérica durante los últimos quince años, abordando temas como la gestión de archivos musicales en Portugal y Brasil, los desafíos de la era digital para los centros de documentación musical, y la documentación musical en el Portal de Archivos Españoles (PARES). Además, se incluye un dossier fotográfico que complementa visualmente los contenidos tratados

Este libro forma parte de la colección «Extravagantes» de la Catedral de Salamanca y está disponible para su descarga gratuita en el siguiente enlace: Catedral de Salamanca+1SALAMANCArtv

Recomendaciones para la gestión de documentos en materia de registro electrónico de entrada y salida de la Administración General del Estado

Ministerio de Cultura y Deporte. 2024. «Recomendaciones para la gestión de documentos en materia de registro electrónico de entrada y salida de la Administración General del Estado.» Librería de la Administración General del Estado, 10 de junio de 2024.

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Este documento describe la gestión de registros de entrada y salida de documentos en el marco del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), haciendo recomendaciones sobre cómo gestionar los documentos, que puedan ser incluidas en las Políticas de Gestión de Documentos Electrónicos de cada departamento ministerial u organismo público.

Por tanto, tiene por objeto:

  • Describir los sistemas en los que se apoya la Aplicación de Registro de Entrada y Salida para la transferencia telemática de asientos registrales.
  • Recomendar al personal de las oficinas de registro y las unidades tramitadoras buenas prácticas en lo referente a la gestión de documentos tanto electrónicos como en otros soportes.
  • Evitar la acumulación indebida de documentos originales (tanto en soporte papel como electrónico) en las oficinas de asistencia en materia de registro.
  • Orientar sobre cómo actuar sobre esa documentación acumulada, conforme a la normativa vigente.

Archivo General de la Administración: guía básica de fuentes

Ministerio de Cultura. Archivo General de la Administración. Guía básica de fuentes. Madrid: Ministerio de Cultura, 2024. https://libreria.cultura.gob.es/libro/archivo-general-de-la-administracion_11894/

El Archivo General de la Administración (AGA) es, de los ocho archivos nacionales, el que conserva nuestra memoria histórica más reciente, ya que sus fondos se refieren fundamentalmente al siglo XX, y de manera especial a su segunda mitad, aunque también custodia un importante volumen de fondos de la segunda mitad del siglo XIX.
Es uno de los archivos estatales más vastos del mundo y su consulta es obligada para obtener cualquier antecedente sobre la arquitectura, el urbanismo, las obras públicas, la educación, la cultura, el turismo, la economía, la hacienda, la justicia, etc., en la etapa contemporánea, ya que recibe periódicamente los documentos en los que se plasma la actividad de los diferentes organismos de la Administración General del Estado cuando ya no son necesarios para la gestión diaria de las oficinas.

Archivo Histórico de la Nobleza

Ministerio de Cultura. Archivo Histórico de la Nobleza. Madrid: Ministerio de Cultura, 2024.

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El Archivo Histórico de la Nobleza es una institución cultural única y pionera en su género, dedicada en exclusiva a la conservación de los archivos nobiliarios generados por la nobleza española. El Archivo es de titularidad estatal, carácter nacional y gestión directa del Ministerio de Cultura, a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales. Esta publicación recoge la información fundamental acerca de su historia, funciones, fondos y servicios.

Voces femeninas: centenario de la incorporación de la primera archivera facultativa

Ministerio de Cultura. Voces femeninas = Veus femenines = Female Voices. 900 años en los documentos del Archivo de la Corona de Aragón = 900 anys als documents de l’Arxiu de la Corona d’Aragó = 900 years in the documents of the Archive of the Crown of Aragon. Madrid: Ministerio de Cultura, 2024.

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En diciembre de 2022 se conmemoró el centenario de la incorporación de Áurea Javierre como la primera archivera facultativa en el Archivo de la Corona de Aragón. Este proyecto expositivo celebra ese hito, rindiendo homenaje a cien años de trabajo de mujeres archiveras en la institución. Asimismo, se suma al creciente interés de organismos culturales, como el Ministerio de Cultura, la Subdirección General de los Archivos Estatales y sus centros dependientes, en la difusión del patrimonio documental y científico femenino, históricamente relegado o silenciado. Esta iniciativa también se alinea con uno de los lemas de la presidencia española de la Unión Europea en 2023: visibilizar la igualdad.

The Public Interest Corpus es un proyecto para desarrollar un corpus de entrenamiento de IA de alto nivel basado en libros y otros materiales de bibliotecas y archivos

 The Public Interest Corpus. 

El proyecto The Public Interest Corpus se enmarca en una tendencia global donde instituciones culturales y académicas buscan desarrollar infraestructuras de inteligencia artificial (IA) que prioricen el interés público. Estas iniciativas buscan democratizar el acceso a la IA y garantizar que su desarrollo beneficie a toda la sociedad.

En Europa, por ejemplo, se ha lanzado ALIA, la primera infraestructura pública, abierta y multilingüe de IA en el continente. Financiada completamente con fondos públicos, ALIA tiene como objetivo servir a la ciudadanía, administraciones públicas, universidades y empresas, asegurando un acceso universal a tecnologías avanzadas de IA. Este esfuerzo representa un paso significativo hacia la soberanía digital europea y la creación de modelos de lenguaje que reflejen la diversidad lingüística y cultural de la región.

Además, la Authors Alliance, con el apoyo de la Fundación Mellon, ha iniciado un proyecto para planificar un archivo de libros orientado al interés público en el desarrollo de la IA. En colaboración con la Biblioteca de la Universidad de Northeastern, esta iniciativa busca crear un corpus de entrenamiento de IA de alta calidad, basado en colecciones de bibliotecas y archivos, para promover el aprendizaje y el acceso al conocimiento.

Estas iniciativas reflejan un esfuerzo concertado por parte de diversas organizaciones para garantizar que el desarrollo de la IA se alinee con valores éticos y beneficie al público en general, evitando la concentración de poder en manos de unos pocos actores corporativos.

Donald Trump despide a la Archivera General de Estados Unidos responsable de la preservación y acceso a los documentos gubernamentales.

CBS News. «Trump Fires Archivist of the United States Colleen Shogan.» CBS News, February 7, 2025. https://www.cbsnews.com/news/trump-fires-archivist-of-the-united-states-colleen-shogan/

El presidente Donald Trump ha despedido a Colleen J. Shogan, Archivero de los Estados Unidos, quien dirigía la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) y era responsable de la preservación y acceso a los documentos gubernamentales.

El presidente Donald Trump ha destituido a Colleen J. Shogan como Archivera de los Estados Unidos, el cargo encargado de la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA), organismo responsable de la preservación y acceso a documentos gubernamentales. La decisión fue anunciada el viernes por Sergio Gor, director de la Oficina de Personal Presidencial, a través de la red social X

La destitución de Shogan no fue inesperada. Trump había adelantado a inicios de enero, en una entrevista con el presentador de radio Hugh Hewitt, su intención de nombrar a un nuevo archivero. Sin embargo, hasta el día anterior a su despido, un alto funcionario de la NARA declaró a CBS News que no había indicios de cambios en el cargo y que la archivera «esperaba continuar su relación de trabajo con el presidente y la primera dama.»

Aunque el puesto de Archivero de los Estados Unidos suele ser apolítico, NARA se convirtió en una pieza clave en las investigaciones sobre el manejo inadecuado de documentos clasificados por parte de Trump.

Al dejar la Casa Blanca en enero de 2021, el expresidente se llevó decenas de cajas con documentos oficiales a su residencia en Florida, incluyendo cerca de 340 documentos con marcas de clasificación confidencial, secreta y ultrasecreta. Como resultado, fue investigado por el Departamento de Justicia y acusado de 40 delitos graves, incluyendo obstrucción de la justicia y retención indebida de información de seguridad nacional.

Sin embargo, tras su victoria en las elecciones de noviembre de 2024, el fiscal especial Jack Smith retiró todos los cargos contra Trump, siguiendo la política del Departamento de Justicia que impide procesar a un presidente en funciones.

Por el momento, no se ha anunciado quién asumirá el cargo de Archivero de los Estados Unidos. Según la normativa vigente, si no hay una designación inmediata, el subarchivero Jay Bosanko, un funcionario de carrera, asumiría interinamente la dirección de NARA.

El despido de Shogan ha generado inquietud en el ámbito archivístico y legal. Jason R. Baron, exdirector de litigios de los Archivos Nacionales, expresó su preocupación y recordó que la ley federal exige que el Archivero sea designado por su experiencia profesional y sin influencias políticas. Además, el estatuto señala que el presidente debe notificar al Congreso sobre las razones del despido, algo que hasta el momento no ha ocurrido.

La salida de Shogan podría marcar un nuevo capítulo en la relación de Trump con NARA, una agencia clave para la transparencia gubernamental y el acceso a documentos históricos. El próximo nombramiento del Archivero de los Estados Unidos podría indicar cómo la nueva administración Trump manejará los registros presidenciales y gubernamentales en los próximos años.