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Cuadernillo de metodología para la elaboración del análisis del estado material de documentos históricos

Archivo General de la Nación (AGN). Cuadernillo de Metodología para la Elaboración del Análisis del Estado Material de Documentos Históricos. Ciudad de México: AGN, 17 de septiembre de 2024.

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Elaborado por la Dirección de Preservación del Patrimonio Documental del AGN, el cuadernillo responde a la necesidad de emitir dictámenes técnicos sobre la autenticidad de documentos históricos. Está dirigido a instituciones públicas, comunidades indígenas, investigadores y ciudadanos que requieran evaluar la integridad material de archivos con valor histórico y jurídico.

La publicación surge en el contexto de la creación del Departamento de Investigación, Dictaminación y Análisis Material del Patrimonio Documental (DIDAMPD), consolidado en 2023 como parte de una estrategia para fortalecer los servicios de conservación documental del AGN. A través de este cuadernillo, se sistematizan procedimientos empleados previamente, con el fin de estandarizar criterios y prácticas a nivel nacional.

El documento describe en detalle cada fase del análisis, comenzando con la caracterización del soporte documental, incluyendo tipo de papel, medidas, filigranas, tintas, encuadernación y signos visibles de deterioro o alteración. Para ello, se emplean técnicas organolépticas (basadas en la observación), luz natural y artificial, y herramientas especializadas como la luz ultravioleta, luz infrarroja y microscopía óptica. También se contempla el uso de fichas clínicas digitales y bitácoras que permiten registrar todos los hallazgos de manera estructurada y verificable.

Una de las fortalezas del cuadernillo es su enfoque práctico y replicable. Incluye ejemplos visuales, recomendaciones sobre manejo físico del documento, y un esquema de dictamen que facilita la emisión de informes técnicos. Esto permite que archivos estatales, municipales, e incluso colecciones particulares puedan aplicar estos criterios para evaluar su acervo documental con mayor rigor.

La inteligencia artificial como aliada de la paleografía: desafíos y oportunidades en la transcripción de manuscritos antiguos

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La IA ya es una gran aliada en paleografía y continuará mejorando. Lo ideal es que colabore con paleógrafos humanos, que aportan sensibilidad histórica, cultural y lingüística que todavía no puede igualarse del todo.

En los últimos años, la inteligencia artificial (IA) ha revolucionado múltiples ámbitos del conocimiento, y uno de los campos que comienza a beneficiarse de su aplicación es la paleografía: la ciencia que estudia las escrituras antiguas y su desciframiento. La transcripción de documentos manuscritos históricos, una tarea tradicionalmente reservada a especialistas entrenados durante años, está siendo cada vez más asistida —y en algunos casos parcialmente automatizada— gracias al desarrollo de sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) adaptados a escritura manual, modelos de lenguaje entrenados en textos antiguos y redes neuronales capaces de interpretar caligrafías complejas.

¿Qué puede aportar la IA a la paleografía?

La IA tiene el potencial de acelerar y facilitar la laboriosa tarea de transcripción. Frente a documentos escritos en letra procesal, cortesana, itálica u otras variantes utilizadas entre los siglos XV y XIX, los modelos de IA pueden reconocer patrones gráficos, distinguir abreviaturas y sugerir lecturas plausibles. Esta capacidad no solo ahorra tiempo, sino que también democratiza el acceso a fuentes primarias, permitiendo que investigadores no especializados puedan explorar archivos históricos con mayor facilidad.

Limitaciones y desafíos

Sin embargo, la intervención de la IA en este campo no está exenta de desafíos. La variabilidad de las grafías, las condiciones físicas de los documentos (manchas, desgastes, rupturas), y la presencia de símbolos y abreviaturas que no se usan en la actualidad dificultan una transcripción completamente automática. Además, muchos modelos aún no están entrenados con corpus suficientemente amplios de escritura antigua, lo que limita su precisión.

Colaboración hombre-máquina

Más que reemplazar al experto, la IA se perfila como una aliada del paleógrafo. Puede realizar una primera lectura que luego será revisada y corregida por el investigador humano, combinando la rapidez de los algoritmos con el conocimiento contextual del especialista. Esta sinergia no solo mejora la eficiencia, sino que también permite abordar proyectos de gran escala, como la digitalización de archivos parroquiales, notariales o judiciales.

Hacia un nuevo paradigma en la investigación histórica

El uso de la inteligencia artificial en la transcripción de documentos paleográficos forma parte de un cambio más amplio en las humanidades digitales. Abre nuevas posibilidades para el análisis masivo de fuentes, el estudio de redes sociales del pasado, o la evolución de la lengua y la escritura. En definitiva, representa una puerta hacia una historia más accesible, más colaborativa y tecnológicamente avanzada.

Prueba con un Documento del siglo XVII

Como ejemplo le he pedido a CHATGPT que me haga una transcripción de un documento del siglo XVII (1677). La escritura del documento es un ejemplo de escritura procesal encadenada, también conocida como procesal cortesana, un estilo caligráfico común en los siglos XV al XVII en los territorios de la Monarquía Hispánica.

Este es el resultado:

Yo no se Paleografía. Si hay alguien que conozca paleografía que lo valore y nos deje los comentarios. Gracias !!


Transcripción paleográfica:

… y darle de comer y beber y todo lo
que fuere menester por ser criatura
huérfana, y no tiene otra persona que
le socorra, por amor de Dios y por
razón de ser deudos.
Y mando que no se me saque de
la dicha sepultura ni a mí ni a
ninguno de los míos sin licencia
del cura o del concejo.
Y bien mando que se me rece el
rosario por mi alma y se me diga
treinta misas rezadas.
Y se me hagan tres ofrendas:
una de pan, otra de vino y otra
de carne.
Y que se me den por amor de
Dios a los pobres, si no se
hallaren pobres en la villa, que
se les dé a otras personas que
estén necesitadas.
Y que se me pongan cera y
lumbre al cuerpo el día de mi
entierro, y que se me entierren
con mis vestidos limpios.
Y que si el dicho mi hermano no
quisiere hacer lo contenido
en este mi testamento, que
no le toque de mi herencia
más de lo que le manda el
consejo.
Y se cumpla en todo lo que se
dice en este testamento, el
cual hice y otorgué en esta
villa de Ledesma, en veinte
y dos días del mes de junio
de este presente año del Señor
de mil y seiscientos y setenta
y siete años.

Notas:

  • Muchas palabras están abreviadas o deformadas por la caligrafía antigua.
  • Algunas frases son ilegibles debido al deterioro del papel y la escritura confusa.
  • El documento parece ser un testamento o acta de últimas voluntades, en el que se detalla cómo deben realizarse misas y rituales religiosos por el alma del difunto.

Criterios de éxito para la digitalización de registros permanentes

Success Criteria for Digizing Permanent Records.  National Archives and Records Administration (NARA), 2023

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 National Archives and Records Administration (NARA) emitió regulaciones con estándares de digitalización para registros permanentes con un propósito específico: ayudar al gobierno federal en la transición hacia la gestión completamente electrónica de registros. Para lograr la visión de un gobierno completamente digital, es crucial que los registros digitales puedan cumplir las mismas funciones que sus equivalentes analógicos. Estos registros digitalizados se transferirán a las posesiones de los Archivos Nacionales de los Estados Unidos y se preservarán como una parte valiosa de la historia de nuestra nación.

Los beneficios de un gobierno totalmente digital son evidentes. Al convertir los procesos comerciales en flujos de trabajo completamente digitales y digitalizar registros en papel y analógicos para respaldar esos flujos de trabajo, las agencias podrán cumplir mejor con sus misiones y atender a sus clientes de manera más eficiente. La transición a procesos comerciales digitales ayuda a las agencias a satisfacer las necesidades de los clientes de manera más rápida y eficiente. Otros beneficios incluyen la reducción de la duplicación de esfuerzos y permitir que las agencias centren sus recursos en la gestión de registros digitales. Finalmente, también permite que las agencias interactúen con el público en línea y reduce la necesidad de realizar transacciones en persona o por correo.

Este documento tiene como objetivo apoyar a los funcionarios de la agencia responsables de la digitalización, gestión y transferencia de los registros permanentes de los Archivos Nacionales. Proporciona criterios de éxito de alto nivel para la digitalización de registros permanentes, los cuales se organizan en torno a cuatro conceptos clave: Políticas, Acceso, Sistemas y Disposición.

Si no se gestionan adecuadamente, la digitalización puede dar como resultado registros digitales que son incompletos o de calidad insuficiente para cumplir con todos los mismos propósitos comerciales que los originales. Algunos registros podrían pasarse por alto, cierta información podría no capturarse adecuadamente, o las relaciones entre registros que son evidentes cuando estos están organizados en cajas, carpetas o carpetas podrían perderse debido a prácticas deficientes de denominación de archivos, metadatos insuficientes o una gestión deficiente.

Cuando los secretos de Estado caen en manos de archiveros y bibliotecarios universitarios

Weber, Joseph. «When State Secrets Land in the Hands of University Librarians». Washington Post, 9 de febrero de 2023.

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Cuando los archiveros del Bates College revisaron un tesoro de documentos que les había entregado el senador Edmund S. Muskie, ex secretario de Estado y antiguo alumno de Bates, encontraron 98 documentos clasificados que había estado guardando en sus archivos personales. Algunos eran documentos sensibles relacionados con el caso el Iran-contra affair de los años ochenta. Otros contenían información que nunca debería haber salido de unas manos seguras.

Para las personas que trabajan con documentos clasificados, incluidos los archiveros universitarios, estos descubrimientos no eran inusuales. El manejo de esos documentos por parte de antiguos titulares de cargos públicos suele ser descuidado, como han demostrado en los últimos meses los casos del expresidente Donald Trump, el exvicepresidente Mike Pence y el presidente Biden. Y cuando los funcionarios dejan el Gobierno y donan sus documentos para que se guarden en colecciones especiales de archivos universitarios, pueden plantear problemas a los archiveros, que se encuentran con secretos de Estado.

Los funcionarios del gobierno llevan años luchando con este problema. La The Information Security Oversight Office (ISOO) of the U.S. National Archives and Records Administration (NARA) cuenta con procedimientos muy perfeccionados para cuando archiveros universitarios, investigadores u otras personas del público les alertan sobre documentos dudosos.

Cuando los archiveros reciben los documentos, que pueden llenar cientos de cajas, comienzan el laborioso proceso de catalogarlos. Es entonces cuando suelen aparecer los documentos delicados. Los archiveros deben solicitar una revisión de los documentos a la ISOO.

Guía de Documentos Esenciales

Guía de Documentos Esenciales. National Archives Agosto de 2018. Madrid: SEDIC, 2022

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El objetivo de esta Guía es ayudar a las agencias del gobierno a implantar un Programa de Documentos Esenciales y a cumplir sus responsabilidades en materia de gestión de documentos en caso de emergencia. Un Programa de Documentos Esenciales es una parte fundamental del Programa de Continuidad de las Operaciones (COOP, por sus siglas en inglés) de una agencia federal.

Esta Guía aborda la identificación y la protección de documentos, independientemente de que se trate de información no clasificada no controlada, clasificada o información no clasificada controlada (CUI, por sus siglas en inglés). En la Guía se destaca el acceso a la información que las agencias federales necesitan para desarrollar su actividad en condiciones de funcionamiento de emergencia o para proteger los derechos legales y económicos del gobierno federal y las personas a las que presta servicios. En esta Guía también se facilita información para ayudar a las agencias a evaluar los daños y a proceder a la recuperación de documentos afectados por una emergencia o catástrofe.

Google lanza Stack, una app para escanear y organizar documentos basada en IA

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Stack permitirá a los usuarios tomar una foto de un documento (un recibo, factura, identificación, cheque de pago, etc.) y escanearlo rápidamente. Ya hay docenas de aplicaciones de escaneo disponibles, pero lo diferente de Stack es que automáticamente le asignará un nombre a los documentos y le sugerirá la categoría correcta.

Google dijo que utilizó la inteligencia artificial creada por su equipo DocAI para hacer de Stack una realidad.

Cuando se escanea un documento, Stack también puede identificar información importante, incluidas las fechas y los totales. También puede buscar en el texto completo de sus documentos, no solo en el título. Cada documento que escanee se puede cargar en Google Drive, por lo que incluso si deja de usar Stack, todos sus documentos serán fácilmente accesibles.

Además, Stack admite la autenticación biométrica, por lo que puede solicitar un escaneo de su rostro o huella digital cada vez que desbloquea la aplicación. Escanear documentos es una forma digitalizar y deshacerse de montones de papeles. También es una excelente manera de mantenerse organizado y, con la capacidad de buscar texto, Stack hará que sea realmente fácil encontrar documentos antiguos.

El Documento electrónico: guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad

El Documento electrónico: guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad (2ª edición electrónica). Elaboración y coordinación de contenidos: Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DTIC). Madrid: Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, 2016

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Ver también El expediente electrónico

Este documento constituye una guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico (NTI), y como tal, su objetivo es servir como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI. Para ello, su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

El documento de archivo: un estudio

Pedro López Gómez ; Olga Gallego Domínguez. El documento de archivo: un estudio. A Coruña: Universidade da Coruña, 2007. ISBN: 978-84-9749-252-2

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El estudio del documento tiene un interés primordial en la Archivística, pues es el componente básico alrededor del cual giran todas las funciones de un archivo, tales como la identificación, la valoración, la selección, la custodia preservación y restauración, la organización, la descripción, la comunicación y la difusión.

Al mismo tiempo, es el objeto sobre el que el archivero realiza sus actividades profesionales, pues sin documentos no hay archivo ni archivero. El archivero estudia el documento para adquirir información que le permita llevar a cabo sus actividades.

Gestión Documental aplicada a plantas industriales

 

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Vanesa Verdugo Sanz. Gestión Documental aplicada a plantas industriales. Documento de Trabajo nº 5, 2017

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Este documento facilitará al lector interesado en la gestión de la información en el mundo industrial la oportunidad de acercarse a un complejo mundo,  a través de una serie de claves imprescindibles para controlar esta disciplina.

 

Gestionar los documentos de archivo para garantizar el acceso a la información

 

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Ramírez Aceves. Merizanda María del Carmen. Gestionar los documentos de archivo para garantizar el acceso a la información. México: UNAM,

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En la última década, las políticas públicas orientadas a la rendición de cuentas, la transparencia y el acceso a la información han permitido revalorar las tareas archivísticas al interior de las instituciones. Se ha reiterado en diversas ocasiones que la rendición de cuentas es una medida de control o fiscalización que el gobierno establece a sus políticos y funcionarios públicos para obligarlos a informar al pueblo acerca de las decisiones que han tomado para llevar a cabo sus actividades, incluye además, la capacidad de sancionarlos en caso de negar u ocultar la información referida