Ian Bogus, Rachel Frick. «Stewarding the Collective Collection: An Analysis of Print Retention Data in the US and Canada». OCLC, 11 de noviembre de 2024.

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La «colección compartida» (shared print) es un enfoque colaborativo entre bibliotecas para gestionar el riesgo asociado con la conservación de materiales impresos, especialmente aquellos que son retenidos por un número reducido de instituciones. Su objetivo no es garantizar la conservación de todos los ejemplares de manera perpetua, sino trabajar juntas para alcanzar un umbral aceptable de riesgo, asegurando la preservación de títulos clave a nivel colectivo. A lo largo de los últimos años, este enfoque ha ganado relevancia debido a la limitación de recursos y el creciente volumen de publicaciones, lo que hace que sea inviable que todas las bibliotecas retengan copias de manera indefinida.

Uno de los mayores desafíos para la colección compartida es la falta de datos confiables y granulados que ayuden a las bibliotecas a tomar decisiones informadas sobre qué materiales deben ser conservados y cuáles pueden ser descartados o redistribuidos. La información disponible actualmente sobre las copias únicas o escasamente retenidas es limitada, lo que plantea incertidumbre sobre cómo abordar la escasez tanto de recursos como de títulos. Este vacío en los datos puede dificultar la toma de decisiones para las bibliotecas, que necesitan priorizar los materiales con más valor intelectual o histórico.

Además, hay una preocupación sobre el tiempo, los recursos humanos y financieros necesarios para mantener este esfuerzo. La cantidad de materiales que necesitan ser conservados puede ser abrumadora, y no todas las bibliotecas tienen la capacidad para asumir estos compromisos de retención. Por ejemplo, en muchas ocasiones, las bibliotecas más pequeñas o especializadas podrían no tener los recursos para retener ciertos ejemplares, lo que genera una tensión en cuanto a la distribución de las cargas de conservación.

La evolución de la infraestructura tecnológica en las bibliotecas podría ofrecer soluciones a estos problemas. En el futuro, se prevé que se desarrolle tecnología que facilite la migración de materiales escasamente retenidos desde bibliotecas más pequeñas hacia bibliotecas más grandes que tengan la capacidad para conservarlas. Esta transferencia de materiales podría ayudar a preservar materiales valiosos y difíciles de encontrar, evitando su pérdida.

Sin embargo, para que esta infraestructura funcione de manera efectiva, es necesario un enfoque robusto de gestión de datos. En la actualidad, los flujos de trabajo de catalogación y organización de la información en bibliotecas están diseñados principalmente para servir a las necesidades locales, lo que limita su eficacia a la hora de abordar desafíos a nivel colectivo. Por ello, se hace imperativo que los flujos de trabajo de metadatos sean revisados y adaptados a un contexto más amplio, para que puedan cumplir con los requerimientos de la conservación colectiva. Los esfuerzos para mejorar la calidad de los metadatos deben ser una prioridad para garantizar que la información sobre los materiales conservados sea precisa y esté bien organizada.

Una parte clave de la colección compartida es la identificación de títulos adecuados para su conservación colectiva. Dado que el número de materiales a conservar es limitado, es necesario reducir el alcance de la colección compartida y centrarse en aquellos títulos que tengan un valor intelectual significativo y que estén escasamente disponibles en otras colecciones. Este enfoque permite concentrar los esfuerzos en los materiales que más se beneficiarán de la conservación conjunta.

Sin embargo, incluso con una reducción en el número de títulos seleccionados, muchos de ellos seguirán siendo escasamente retenidos. Esto plantea un problema adicional, ya que los materiales que se seleccionan para la conservación colectiva no necesariamente estarán disponibles de manera accesible para todos los investigadores. La distribución de estos materiales sigue siendo un desafío importante, y se necesitarán más esfuerzos colaborativos para garantizar que se mantenga la integridad de las colecciones y se pueda acceder a los materiales importantes.

La mejora de los flujos de trabajo de metadatos es una de las acciones fundamentales para asegurar el éxito de la colección compartida. Los metadatos no solo permiten un seguimiento eficiente de los materiales, sino que también facilitan la búsqueda y el acceso a estos dentro de un sistema compartido. La calidad de los metadatos tiene un impacto directo en la capacidad de las bibliotecas para gestionar de manera efectiva los materiales compartidos. Por ello, es crucial que las bibliotecas inviertan en la mejora de sus flujos de trabajo de metadatos, adaptándolos a las necesidades de una colección colectiva.