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11 guías de aplicación de la Política de gestión de documentos electrónicos

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Los Ministerios de Hacienda y de Política Territorial y Función Pública han publicado en coedición 11 guías de aplicación de la Política de gestión de documentos electrónicos, para facilitar su implantación a la luz de la experiencia y la aplicación de las leyes 39/2015 y 40/2015

Las guías tratan la implantación de la política de gestión de documentos electrónicos, el uso de tramitadores y gestores documentales y los procesos de gestión documental:

  1. Guía de aplicación de implantación de la política de gestión de documentos electrónicos(Abre en nueva ventana)
  2. Guía de aplicación de Captura y Registro(Abre en nueva ventana)
  3. Guía de aplicación de Clasificación(Abre en nueva ventana)
  4. Guía de aplicación de Descripción(Abre en nueva ventana)
  5. Guía de aplicación de Acceso a la Información(Abre en nueva ventana)
  6. Guía de aplicación de Calificación(Abre en nueva ventana)
  7. Guía de aplicación de Conservación(Abre en nueva ventana)
  8. Guía de aplicación de Transferencia(Abre en nueva ventana)
  9. Guía de aplicación de Eliminación(Abre en nueva ventana)
  10. Guía de aplicación de Tramitadores y Gestores Documentales(Abre en nueva ventana)
  11. Guía de aplicación de Digitalización

Gestión de la Información, gestión de contenidos y conocimiento

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Alonso Arévalo, J. «Gestión de la Información, gestión de contenidos y conocimiento.» II Jornadas de trabajo del Grupo SIOU 2007.

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La información es objeto de mercadeo, se compra y se vende, y puede proporcionar beneficios reales y efectivos a aquellos que la poseen. Esta evidencia es tan evidente que los lideres de las principales empresas han diseñado políticas para gestionar este recursos en beneficio de los intereses de su entidad. Sin embargo, en ocasiones también confundidos ante esta situación, simplifican la gestión de la información con la simple incorporación de tecnologías de la información de última generación, que si bien tienen una importancia fundamental como herramientas para la gestión de la información en si misma sólo pueden considerarse un soporte para dar cobertura a la Gestión de al información.

Archivos de empresa. registros y gestión de la información en la Era del Conocimiento

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Megill, K. A. [e-Book] Corporate Memory : Records and Information Management in the Knowledge Age. Berlin, K. G. Saur, 2005.

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La memoria corporativa es el cuerpo de información que una organización necesita para su reutilización. Es la información activa e histórica que una organización tiene que vale la pena compartir, gestionar y preservar para que pueda funcionar eficazmente. Este libro está dirigido a los administradores de registros y archivistas, que son responsables de mantener y administrar la información dentro de una organización. Describe completamente los métodos y enfoques más actualizados a esta función esencial. Además, se analiza la adopción de un estándar internacional para la gestión de registros.

Análisis y diseño de sistemas en gestión documental electrónica

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Gonzalez F, J. A.  [e-Book] Análisis y diseño de sistemas en gestión documental electrónica, Infoesfera, 2017

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El presente documento muestra una guía sugerida para la formulación de proyectos informáticos de gestión documental electrónica dentro del marco de la metodología de proyectos PMI, tomada de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOOK®), un documento reconocido y basado en las buenas prácticas y en la experiencia de profesionales de la Dirección de Proyectos. Además, introduce a las instituciones públicas y privadas, al análisis y diseño de sistemas que le permitan llevar sus registros documentales y prepararse para la implementación de una solución informática para la gestión documental electrónica de archivo.

Los retos de la gestión de los datos, información y documentos en la Transformación Digital

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Palma Villalón, M. d. V. (2016). [e-Book] Libro blanco – Los retos de la gestión de los datos, información y documentos (records management) en la Transformación Digital. Madrid, Revista Transformación Digital |, 2016

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Este libro blanco pretende resaltar la importancia de la gestión de los datos, información y documentos (records management) en las empresas e instituciones en la era de la transformación digital ya que en la literatura sobre el tema que se está publicando no se menciona ni se destaca. El desarrollo de las nuevas tecnologías y el auge de publicación de contenidos en las redes sociales facilita el procesamiento de millones de datos e información, el Big Data y el Big Content, que se almacenan mediante la nube en servidores esparcidos por todo el planeta, la consecuencia para las empresas es la dilución de los límites de sus sistemas de información corporativos. Los responsables de gestión de datos, información y evidencias (records) deben enfrentarse a este nuevo escenario que ofrece grandes oportunidades y desafíos en su recolección, organización, tratamiento y preservación. En la era de la transformación digital se han ampliado considerablemente estos tipos de records, sus estructuras, sus formatos, su tamaño y sus límites. Se difuminan las fronteras tradicionales entre datos, información y records.