Ex Libris. «Technologies Helping Academic Libraries Thrive in Physical, Virtual and Hybrid Environments», 15 de febrero de 2023. https://exlibrisgroup.com/blog/technologies-helping-academic-libraries-thrive-in-physical-virtual-and-hybrid-environments/.

Las bibliotecas de todo el mundo trabajan de forma más eficaz gracias a tecnologías que agilizan los flujos de trabajo, mejoran los servicios bibliotecarios e impulsan la visibilidad tanto de la biblioteca como de sus colecciones en todo el campus. Estos son los avances que, según los responsables de producto de Ex Libris, parte de Clarivate™, están configurando el panorama bibliotecario de algunas de las formas más importantes y positivas.

Simplificar los flujos de trabajo y ganar eficiencia con la automatización

Las bibliotecas comenzaron a adoptar sistemas de gestión unificados como Alma hace una década, reduciendo drásticamente el trabajo redundante a través de múltiples sistemas.

Ahora, mientras las bibliotecas luchan con puestos vacantes y crecientes demandas de las partes interesadas, están aprovechando estos sistemas unificados para aumentar aún más la eficiencia. Las bibliotecas están añadiendo más funciones a sus sistemas de gestión, lo que les permite centrarse en mejorar la experiencia de los usuarios.

«Tener que hacer las cosas una sola vez realmente libera el tiempo de los bibliotecarios para hacer el trabajo real para el que se estudia para ser bibliotecario», dijo Lili Daie, gerente de producto de  Alma.

Por ejemplo, las integraciones y la interoperabilidad entre los sistemas de intercambio de recursos y materiales del curso ayudan a las bibliotecas a ampliar el acceso a los contenidos, el servicio y mejorar su visibilidad en el campus sin añadir más personal ni aumentar la carga de trabajo.

Integrar la biblioteca en los flujos de trabajo de profesores y estudiantes

Las bibliotecas están ansiosas por conseguir una mayor visibilidad del papel clave que desempeñan en el apoyo al profesorado y a los estudiantes. Uno de los ámbitos en los que las bibliotecas están ampliando sus servicios es en el suministro eficaz de recursos para los cursos, simplificando la creación y modificación de las listas de recursos de los cursos.

«Sabemos que el profesorado y los estudiantes están muy, muy ocupados», afirma Jessie Ransom, directora de producto de Leganto. «Integrar la biblioteca en los lugares donde el profesorado y los estudiantes ya están trabajando e interactuando con la tecnología significa que los estudiantes y el profesorado no necesitan salir de lo que están haciendo para interactuar con la biblioteca.»

Los sistemas de materiales didácticos como Leganto integran la biblioteca en los flujos de trabajo de las aulas, agilizan el acceso a los materiales didácticos y reducen los costes para los estudiantes, parámetros que demuestran el valor de las colecciones, los servicios y la experiencia de la biblioteca. Dado que el profesorado y los estudiantes acceden a los materiales del curso desde el sistema de gestión del aprendizaje, la participación en el material del curso está integrada en sus flujos de trabajo. Los estudiantes también pueden adjuntar comentarios y preguntas a los contenidos asignados en colaboración con sus compañeros y pueden responder a las indicaciones de lectura de los profesores.

Esto es especialmente importante ahora, cuando la enseñanza híbrida y en línea está creciendo y desafiando a las universidades a garantizar una experiencia académica significativa, satisfacer las expectativas de los estudiantes para el acceso en línea a los materiales del curso y mantener a los estudiantes comprometidos dondequiera que estén.

Mejorar el servicio a los usuarios con tecnologías de intercambio de recursos

Aunque el intercambio de recursos existe desde hace décadas, su importancia aumentó cuando los edificios de las bibliotecas cerraron durante la pandemia y éstas colaboraron para aumentar el acceso a los contenidos digitales. Los beneficios de compartir colecciones son muchos, y las bibliotecas están creando redes que llevan la colaboración a un nuevo nivel. Estas redes se crean cada vez más a través de sistemas de intercambio de nueva generación como Rapido, que automatizan los flujos de trabajo y permiten a las bibliotecas gestionar un gran volumen de préstamos con poca mediación. Estos sistemas centrados en el usuario tienen plazos de entrega rápidos y procesos transparentes que identifican fechas de entrega firmes.

«Un servicio similar al comercio electrónico, rápido y fácil de usar, es realmente importante y lo va a ser cada vez más», afirma Katie Birch, vicepresidenta de soluciones para compartir recursos. «Cuando un usuario solicita un artículo, quiere saber cuánto tiempo va a tardar en llegarle».

Con soluciones de nueva generación como Rapido, los estudiantes y el profesorado pueden autoservirse de forma eficaz, dotados de conocimientos, capacidad de elección y control, todo ello posible gracias al servicio de la biblioteca.

Ampliar el acceso a los recursos con el préstamo digital controlado

Controlled Digital Lending (CDL) es una práctica en desarrollo que permite a las bibliotecas prestar una copia digital de un recurso físico que la biblioteca tiene en su colección. De este modo, las bibliotecas pueden atender a usuarios con necesidades diferentes, como personas con dificultades para leer o para acceder al edificio de la biblioteca.

«El préstamo digital controlado puede dar a las bibliotecas y a los usuarios más flexibilidad para acceder a los materiales», afirma Daniel Greenberg, director de gestión de productos de soluciones digitales. El CDL puede proporcionar un «uso transformador» que va más allá del simple escaneado de material. «Con CDL, los usuarios tienen la flexibilidad de ampliar y reducir, buscar en texto completo y mejorar su accesibilidad mediante ayudas audiovisuales».

CDL funciona con una serie de principios básicos:

• Para prestar, una biblioteca debe poseer una copia legal del libro físico
• La biblioteca no puede prestar más ejemplares de los que posee
• La biblioteca debe utilizar medidas técnicas para impedir que el archivo digital se copie o redistribuya

El cumplimiento de estos principios requiere una respuesta de toda la comunidad, que incluya medidas por parte de los proveedores. Por ejemplo, Alma, como sistema de gestión bibliotecaria de recursos unificados que gestiona tanto la fuente física como el sustituto digital, ha demostrado su utilidad para los flujos de trabajo de las bibliotecas y una red de seguridad mejorada en materia de derechos de autor. Un mayor apoyo de la comunidad se ha traducido en una mayor atención a los flujos de trabajo funcionales, los sistemas de gestión de materiales de cursos y las soluciones para compartir recursos, como Leganto y Rapido.

Impulsar el descubrimiento de contenidos bibliotecarios con datos enlazados

Las bibliotecas son una fuente de conocimiento curado, a diferencia de Internet, que es una puerta de acceso a contenidos abundantes pero no siempre fidedignos. Para disfrutar de información de calidad, ésta debe ser fácilmente accesible para los usuarios, acostumbrados a encontrar todo lo que quieren saber al alcance de la mano. Las búsquedas limitadas al tema, título del libro y nombre del autor en un sistema cerrado no son suficientes.

«El mundo de la información consiste en conectar. Es muy importante que las bibliotecas no se queden al margen», afirma Daie. «Los datos enlazados son una de las formas de hacer que la información de alta calidad de la biblioteca sea fácil de encontrar y conectar».

Con los datos enlazados, las bibliotecas y los usuarios pueden acceder a un ecosistema de metadatos con una capacidad de descubrimiento enriquecida y una interoperabilidad completa, lo que inspira el descubrimiento casual. La combinación de los datos relevantes, fiables e informativos que proporcionan las bibliotecas con prácticas rápidas e intuitivas de descubrimiento y vinculación puede cambiar la forma de acceder y utilizar el conocimiento.

Las organizaciones centradas en las bibliotecas, como Ex Libris, están liderando el camino trabajando con sus comunidades de usuarios para priorizar los planes y aprovechar los datos enlazados. Esa colaboración ha dado lugar a la posibilidad de utilizar datos enlazados a través de los servicios Alma y Primo.