Archivos Estatales: espacio limitado para una colección creciente

 

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Tylor, M. [e-Book] State Archives: Limited Space for a Growing Collection. Sacramento, CA The Legislative Analyst’s Office (LAO), 2017

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Los Archivos Estatales, que forman parte de la Secretaría de Estado, conservan registros del gobierno estatal de importancia histórica. Su amplia colección incluye documentos físicos y digitales. La colección crece anualmente por lo que se prevé que las instalaciones actuales se quedarán sin espacio en los próximos años. De este modo la decisión que tome el gobierno durante la presente legislatura determinará la forma en que el estado preservará los registros para las décadas venideras. Al establecer la política estatal para el futuro de los Archivos Estatales, el gobierno podría optar por diferentes soluciones:

  • Aumentar la capacidad física. Esta alternativa mantendría las prácticas de archivo similares al statu quo. El aumento de la capacidad de almacenamiento físico requeriría que el estado comience un proceso de planificación en los próximos años.
  • Aumentar la capacidad digital. Esta alternativa requeriría que el gobierno ordene  a los Archivos Estatales que se utilicen principalmente registros digitales en el futuro. Como parte de su proceso de gestión de registros, los Archivos Estatales ordenarían a los departamentos que transmitieran registros con valor de archivo digitalmente. La alternativa digital podría limitar o retrasar la necesidad de un nuevo edificio, pero implicaría cambios en los procesos estatales y en los nuevos sistemas de tecnología de la información.

Antes de decidir qué alternativa buscar, se recomienda que el gobierno inste a la administración a que elabore un informe que describa los costos y beneficios de una u otra alternativa.