Ex Libris. «Working with Alma in Natural Language: AI Assistant for Acquisitions Funds & Ledgers». 24 de septiembre de 2026. https://exlibrisgroup.com/blog/working-with-alma-in-natural-language-ai-assistant-for-acquisitions-funds-ledgers/
El artículo presenta una nueva forma de interactuar con Alma, el sistema de gestión bibliotecaria desarrollado por Ex Libris, mediante un asistente de inteligencia artificial que permite consultar información y realizar determinadas operaciones utilizando lenguaje natural.
La propuesta supone un avance en la incorporación de la IA a las tareas técnicas y administrativas de las bibliotecas universitarias, ya que traslada la interacción conversacional —habitual en los asistentes de IA generativa— a un entorno profesional donde se gestionan presupuestos, adquisiciones, registros y recursos bibliográficos.
Tradicionalmente, para responder preguntas sobre la disponibilidad presupuestaria de una biblioteca, el personal debe navegar por diferentes pantallas, localizar registros, consultar informes y relacionar datos procedentes de distintas áreas del sistema. Con el nuevo asistente, estas consultas pueden formularse directamente mediante preguntas escritas en lenguaje cotidiano. El objetivo es reducir la complejidad de las operaciones rutinarias, facilitar el acceso a la información y agilizar la toma de decisiones sin obligar al personal a conocer todos los recorridos y procedimientos de la interfaz.
La novedad fundamental no consiste únicamente en incorporar un chatbot, sino en integrar la conversación con los datos operativos de la biblioteca y con determinados flujos de trabajo. De esta manera, el sistema no se limita a proporcionar explicaciones generales, sino que puede recuperar información de la instalación de Alma de cada institución y, cuando la funcionalidad está disponible, ayudar a preparar acciones concretas sobre sus fondos y registros contables.
La primera área de aplicación del asistente se centra en la gestión de los fondos de adquisiciones y sus correspondientes libros contables (Acquisitions Funds & Ledgers). Se trata de un ámbito especialmente importante en las bibliotecas universitarias, donde el presupuesto debe distribuirse entre diferentes departamentos, colecciones, tipos de materiales, proveedores y necesidades de investigación y docencia.
En lugar de preparar manualmente consultas o navegar por múltiples pantallas, el profesional puede plantear la pregunta directamente. El sistema interpreta la solicitud y devuelve una respuesta basada en los datos operativos disponibles en Alma. Cuando necesita más información para comprender la petición, puede solicitar una aclaración antes de responder.
Otro aspecto relevante es que las respuestas incluyen enlaces a los registros correspondientes de Alma. Esto permite al bibliotecario consultar la información original, comprobar los datos y verificar que la respuesta se ajusta a las necesidades de su institución. La utilidad de este mecanismo reside en combinar la rapidez de la interacción conversacional con la posibilidad de contrastar los resultados en el sistema de gestión.
Uno de los elementos más interesantes de esta herramienta es que la conversación puede continuar después de obtener una respuesta. El asistente puede proponer preguntas complementarias o sugerir una operación relacionada con la consulta inicial, de modo que el usuario no tenga que empezar de nuevo cada vez que necesita realizar una tarea.
