Más allá del repositorio: Integración de los sistemas de preservación local con los servicios de distribución nacional

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Weinraub, E., L. Alagna, et al. (2017). [e-Book]  Beyond the Repository: Integrating Local Preservation Systems with National Distribution Services. Whasington Institute of Museum and Library Services, 2017

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El informe analiza como las prácticas de preservación digital local y los sistemas de depósito interactúan con los servicios de preservación digital distribuida (DDP). El equipo de investigación llevó a cabo una encuesta seguida de entrevistas en profundidad con encuestados seleccionados. La encuesta y las entrevistas revelaron una gran diversidad en la forma en que se practica la preservación digital y los desafíos comunes en la intersección de los repositorios locales y los servicios de DDP. La encuesta recibió 170 respuestas completas de diversas organizaciones. El 75 % de los encuestados se identificaron a sí mismos como instituciones académicas, pero también respondieron a la encuesta representantes de archivos, organizaciones gubernamentales, museos, organizaciones sin fines de lucro y bibliotecas públicas. Los encuestados se dividieron casi uniformemente entre los que se identificaron como administradores o jefes de departamento/unidad y los que se identificaron como personal. La gran mayoría de los encuestados -el 90%- informaron que su institución había colectado más de un terabyte de contenido digital único, y el 63% informó haber colectado cincuenta terabytes o menos. Los encuestados informaron que utilizaron una variedad de sistemas digitales de preservación y almacenamiento para administrar su contenido; una clara mayoría de los encuestados no utilizó ningún sistema.

Los datos de la encuesta revelan que la mayoría de los encuestados (84%) están almacenando copias de su contenido único en múltiples ubicaciones. Sin embargo, el número de copias almacenadas varió entre los encuestados: mantener dos o tres copias fueron las respuestas más comunes, pero diez informaron de que conservaban siete o más copias. En cuanto al lugar donde se almacenan estas copias, los encuestados indicaron con frecuencia que sus organizaciones persiguen más de una estrategia de almacenamiento. El sesenta y seis por ciento guarda copias en múltiples ubicaciones in situ, pero los servicios cloud y DDP son también mecanismos comunes de almacenamiento. De los encuestados que utilizan un servicio DDP, casi la mitad son miembros de la Digital Preservation Network, aunque varios de ellos utilizan DPN junto con otros servicios.

Cuando se les preguntó sobre la curación, casi la mitad de los encuestados indicaron que enviaron un subconjunto de sus datos a un repositorio distribuido (o fuera del sitio, o a la nube). Cuando se pidió a estos encuestados que clasificaran la importancia de los criterios utilizados para seleccionar el subconjunto de materiales enviados fuera del sitio, la mayoría eligió el mandato como el más importante, seguido de cerca por el valor intrínseco y el tipo de contenido. El sesenta por ciento indicó que tienen políticas establecidas para guiar la selección de materiales locales, pero sólo el 47% tiene políticas similares para los materiales que se envían a los sistemas distribuidos. Las entrevistas reflejaron esta tendencia, y muchos de los entrevistados comentaron que tienen criterios para seleccionar los materiales que enviaron a in almacenamiento externo o a los sistemas DDP, pero no necesariamente están articulados en políticas.

Los encuestados y entrevistados frecuentemente mencionaron la falta de interoperabilidad entre las herramientas y los sistemas como un reto. Muchos señalaron que la sobreespecialización de los sistemas contribuía a los problemas de interoperabilidad. Otros describieron sus sistemas como unidades separadas con poca integración entre ellas, requiriendo procesos manuales y soluciones. Una forma en que esto parece manifestarse comúnmente es la dificultad que tienen muchos encuestados y entrevistados para rastrear su contenido entre sistemas.

Esta investigación también reveló una serie de desafíos organizacionales. Un tema común tanto en las respuestas a la encuesta como en las entrevistas fue la falta de fondos o personal para un programa robusto de preservación digital. Estos factores fueron citados como las principales razones por las que los encuestados no mantuvieron copias múltiples de contenido en múltiples ubicaciones, y como razones significativas por las que sus organizaciones no tenían políticas de preservación digital. La rotación del personal fue un reto mencionado por muchos de los entrevistados. Varios mencionaron las dificultades para retener al personal técnico, y otros señalaron que era difícil convencer a los administradores de que sustituyeran a los funcionarios que se habían ido. Además de los retos mencionados anteriormente en la integración de herramientas y sistemas, la financiación y el personal surgieron como barreras significativas para la creación de programas sólidos de preservación digital.

El equipo deinvestigación y la junta asesora se han unido en torno a tres recomendaciones tras reflexionar sobre los resultados de la encuesta y la entrevista.

  • La primera recomendación es la creación de un conjunto de herramientas de toma de decisiones para elegir los materiales que se enviarán a los sistemas DDP, lo que ayudaría a los usuarios a tomar decisiones de curación y agilizaría los flujos de trabajo de preservación digital.
  • La segunda recomendación consiste en determinar un perfil BagIt compartido para los sistemas DDP, lo que mejoraría la interoperabilidad entre sistemas.
  • La tercera recomendación es un tablero de instrumentos o una herramienta similar que podría utilizarse para rastrear el contenido entre sistemas.

Deseando que estas recomendaciones se tengan en cuenta para cualquier trabajo de seguimiento de este proyecto con el objetivo de mejorar los flujos de trabajo y la interoperabilidad del DDP.

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