Kimberly D. Lutz, Roger C. Schonfeld. Leading a Library Today How Library Directors Are Approaching the Challenges of the Current Moment,  April 30, 2020

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En las últimas dos semanas, Ithaka S + R ha organizado cinco mesas redondas para líderes de bibliotecas universitarias para ayudar a apoyar su liderazgo durante este tiempo de interrupción e incertidumbre. En total, 40 directores de biblioteca y dos bibliotecarios universitarios asociados asistieron a estas sesiones, representando cada tipo institucional. Los participantes se presentaron describiendo lo que ha funcionado bien para sus bibliotecas, los desafíos que enfrentan y sus expectativas presupuestarias. La discusión que siguió, con un mínimo de facilitación, se centró en las preguntas y cuestiones más apremiantes de los participantes. Para permitir que los participantes se sientan cómodos hablando libremente, las sesiones adoptaron la Regla de Chatham House . Aquí, intentamos resumir lo que aprendimos de estas discusiones. 

Gestión y apoyo del personal

En cada mesa redonda, los participantes reflexionaron ampliamente sobre la importancia del bienestar de los empleados y los pasos que han tomado para garantizar que su personal sea apoyado. 

Salud fisica . Los directores describieron la lucha por cerrar sus instalaciones físicas para proteger la salud física de los empleados. En los casos en que esa decisión no estaba en sus manos, varios explicaron sus esfuerzos para disminuir drásticamente las horas que los edificios estaban abiertos y la cantidad de usuarios en el edificio, al tiempo que permitía que el personal vulnerable trabajara desde su casa.

La salud emocional . Los directores describieron una serie de tácticas que se centran en el bienestar mental de su personal. Esto incluye establecer registros regulares entre el personal y los gerentes, realizar semanalmente todas las reuniones del personal, ofrecer horarios de oficina y crear oportunidades sociales virtuales informales.

Tecnología . Los directores eran muy conscientes de que no todo su personal tenía el mismo acceso a la tecnología y tomaron medidas para mitigar esto: solicitar nuevos equipos, tomar de los laboratorios de computadoras para proporcionar computadoras portátiles a los necesitados y aprovisionar conectividad para aquellos que antes no tenían. 

Protección de empleos e indemnizaciones . No todos los puestos del personal de la biblioteca se traducen permiten trabajar desde casa. En estos casos, los directores se han centrado en encontrar nuevos proyectos para que todo el personal tenga un trabajo significativo. Para muchos directores, mantener a sus trabajadores comprometidos y empleados también ha sido una prioridad. Algunos de estos miembros del personal ahora están transcribiendo o etiquetando colecciones digitales y, en algunos casos, miembros individuales del personal ingresan a la biblioteca para escanear reservas de cursos y colecciones especiales.

El desarrollo profesional. Los directores están impresionados de que varios miembros del personal buscan oportunidades de desarrollo profesional para aprender nuevas habilidades. Esto está sucediendo orgánicamente, ya que el personal tiene tiempo, posiblemente en algunos casos como una forma de proteger los empleos, en lugar de a instancias de los directores.

A pesar de estos pasos positivos, los directores también fueron francos al discutir el aislamiento social que sienten algunos de sus empleados, y la realidad de que para algunos miembros del personal, «su pasión» es trabajar con el profesorado y los estudiantes y la colección de materiales, algo difícil de replicar ahora. Y, simplemente es difícil de manejar en estos tiempos. Como se señaló, «el personal quiere certezas, y no puedo proporcionarles eso». 

Para algunos, los permisos y despidos ya han comenzado. Al menos en algunos casos, los bibliotecarios con estatus de fijo están protegidos por ley y son más difíciles de despedir, por lo que los recortes necesariamente se concentrarán entre otros empleados de la biblioteca. Esto probablemente concentrará los recortes entre los empleados económicamente desfavorecidos, y está causando preocupación por las desigualdades internas y los problemas morales a largo plazo. Un participante señaló que los recortes en el procesamiento de materiales y puestos no bibliotecarios probablemente afectarán especialmente a los empleados de color en su institución.  

Para muchos, la contratación ahora está en espera indefinidamente, y los puestos clave vacantes a principios de año no se cubrirán. Esto tendrá un impacto en las prioridades estratégicas, como la creación de servicios de datos, y varios directores informaron desafíos debido a vacantes en la gestión de recursos electrónicos. Queda por ver si los esfuerzos para reasignar la capacidad del personal y fomentar el desarrollo profesional pueden mejorar adecuadamente estas presiones de personal.

Servicios

Las bibliotecas universitarias han desarrollado colecciones digitales y han proporcionado infraestructura digital durante años, lo que los convierte en uno de los elementos con mayor capacidad digital de la empresa académica. Debido a sus colecciones digitales y servicios virtuales, estaban relativamente preparados para las interrupciones de esta primavera. Los participantes reflexionaron ampliamente sobre el valor de los servicios que brinda su biblioteca en este período de interrupción. 

Bibliotecarios integrados. Varios directores señalaron que, si bien los bibliotecarios de enlace (referencia) han tenido la capacidad de incorporar recursos en sus sistemas de gestión de aprendizaje institucional durante algún tiempo, ahora están participando: creando roles de biblioteca en clases específicas, construyendo cuestionarios para estudiantes y proporcionando recursos electrónicos en el momento adecuado de necesidad. Como dijo un director, «necesitamos estar donde están nuestros estudiantes, y nuestros estudiantes están en Canvas». 

Alfabetización informacional. Muchos directores ven que su personal proporciona un apoyo vital al profesorado al asumir parte de la carga de crear contenido en línea para los estudiantes. Los bibliotecarios imparten sesiones y ayudan a los docentes a encontrar los recursos que necesitan para ser efectivos. En una biblioteca, el personal de colecciones especiales ofrece recorridos virtuales, mostrando la colección de material. Algunos directores también informaron que su personal está utilizando sus habilidades de diseño instruccional para ayudar a los profesores a desarrollar sus cursos.

Promoción de los recursos electrónicos. Si bien parte de la conversación giró en torno a la disponibilidad de nuevos recursos que los editores y vendedores están ofreciendo durante la pandemia, y cómo hacer que estén disponibles sin aumentar las expectativas de que la biblioteca continuará otorgándoles licencias, muchos directores expresaron que sus recursos electrónicos existentes están siendo usado más que nunca. Un director señaló que están utilizando este tiempo como una oportunidad para promover recursos de largo plazo. Los miembros de Hathi Trust han podido poner a disposición amplias partes de sus colecciones impresas. Algunos de los recursos disponibles son una sorpresa para los usuarios: «los estudiantes se sorprenden de lo que hay disponible».

Entrega de libros / préstamo interbibliotecario. En una minoría de casos, la colección impresa todavía está disponible, a veces a través de un solo miembro del personal que envía libros por correo o un equipo que reúne libros para que los profesores puedan recogerlos. Una mayor parte ofrece servicios de préstamo electrónico interbibliotecario.

Recursos Educativos Abiertos. Un director expresó los beneficios de los REA: los profesores reconocen que el costo de los libros de texto es prohibitivo y con la biblioteca física cerrada, los estudiantes ya no tienen acceso a los libros de texto a través de las reservas de cursos. Los repositorios institucionales también están recibiendo un impulso. Una biblioteca, en lugar de cancelar por completo las becas de investigación estudiantil, promovió el trabajo prácticamente a través de su repositorio institucional. 

También se reflexionó sobre cómo el enfoque en los servicios que se pueden ofrecer digitalmente está pagando dividendos para los estudiantes que siempre estuvieron en línea o en centros regionales. Los directores de la biblioteca estaban menos seguros de su capacidad para proporcionar el tipo de compromiso y comunidad que promovía el espacio físico de la biblioteca. En muchas bibliotecas, el edificio también cuenta con servicios adicionales, como laboratorios de medios digitales, laboratorios de computación y servicios de tutoría, y los directores ven el valor de la ubicación conjunta de los servicios. Está demostrando ser un desafío reproducir eso virtualmente.

Gastos 

Una parte sustancial de los gastos de cada biblioteca está en la compensación y beneficios de los empleados, y estos gastos se repiten. Como resultado, no es sorprendente ver un escrutinio temprano de los gastos de personal. Algunos de los pasos que se están tomando se centran solo en la reducción de gastos a corto plazo, ya que la planificación a largo plazo generalmente no está disponible:

La contratación se congela. La mayoría de las instituciones han implementado algún tipo de congelamiento de contratación. En algunas instituciones, esto ha requerido la suspensión incluso de las búsquedas que se encuentran en una etapa bastante avanzada, donde estaban a punto de estar preparados para proporcionar una oferta. Si bien algunos directores confían en que aún podrán defender la situación para avanzar con algunas contrataciones, otros creen que pasará bastante tiempo antes de que puedan ocupar los puestos vacantes.

Permisos de salida. A pesar de sus esfuerzos para garantizar que todo el personal pueda trabajar de forma remota, varios directores de bibliotecas han tenido que seguir las instrucciones institucionales para los empleados sin licencia. Los permisos son vistos como una alternativa más humana a los despidos cuando la institución permite a los empleados mantener beneficios clave como el seguro de salud.

Despidos. Algunos directores no pudieron mantener al personal y tuvieron que pasar directamente a los despidos. Esto aún no fue una experiencia común para los directores con los que hablamos, pero muchos temen que esto venga. En los casos en que se producen licencias y despidos, estos recortes parecen centrarse en los empleados responsables del procesamiento y la circulación de materiales tangibles.

Varios directores compartieron que se les indicó que no hicieran ningún gasto «innecesario». Teniendo en cuenta que muchos todavía sienten el impacto de la recesión de 2008, sienten que ya son mejores gestores de sus presupuestos y han estado gestionando «más con menos» durante la última década. Ninguno de los directores a los que se les pidió frenar los gastos innecesarios informó haber dejado de gastar. 

Presupuesto para FY2021 y más allá

Casi todos los líderes esperan recortes en el nuevo año fiscal que comienza este verano. Pero hay mucha más incertidumbre acerca de qué esperar de lo que pasará a finales de la primavera. Eso probablemente provocará la necesidad de reajustes continuos y requerirá un tipo diferente de planificación que es típico para los líderes de la biblioteca. 

Debido a que la mayoría de las instituciones universitarias en los Estados Unidos dependen de la matrícula para una parte sustancial del presupuesto, y debido a que la naturaleza del próximo año académico sigue siendo tan incierta, hay muy poca certeza presupuestaria a nivel institucional. Como resultado, los enfoques típicos que los colegios y universidades han adoptado para presupuestar no funcionan como lo han hecho normalmente. 

Algunos líderes de la biblioteca están claramente involucrados en la toma de decisiones organizacionales y tienen un recurso adicional para mantener la situación. Son conscientes de que ya se prevé que la matriculación disminuirá y que sus campus esperan hasta un 20 por ciento menos de estudiantes el próximo curso. Están participando en reuniones sobre los presupuestos que describen todas las formas en que la institución está invirtiendo sus ingresos y están sirviendo en comités de respuesta ante una pandemia. Pero no todos los directores, haciéndose eco de lo que escuchamos en nuestra encuesta más reciente de directores de biblioteca, tienen este grado de acceso a la toma de decisiones institucionales. 

En algunos casos, la oficina de presupuesto está lanzando un conjunto de escenarios y pidiendo a las unidades, incluida la biblioteca, que desarrollen un conjunto de planes para cada escenario. En otros casos, hay poca comunicación con la biblioteca sobre las expectativas para el próximo año. 

De todos modos, casi todos los participantes de la mesa redonda esperan enfrentar recortes, de cinco, 10, 20 por ciento, en el próximo año fiscal. Solo uno de los participantes expresó la esperanza de que podrían librarse de este tipo de reducción. 

Hablamos con algunos directores que ya están operando con un personal reducido y, por lo tanto, esperan que los recortes adicionales de personal sean devastadores. Muchos piensan que necesiten reducir aún más los gastos en recursos impresos, y no están seguros de cómo cubrirán los aumentos inflacionarios de sus recursos electrónicos. 

Direcciones hacia adelante

La mayoría de los directores se centran en la incertidumbre, la salud y la seguridad, y los recortes presupuestarios actuales y potenciales que deberán gestionar. Como estas preocupaciones son primordiales, menos aún están en condiciones de considerar cómo sus instituciones pueden innovar y agregar valor a la realidad emergente. Dicho esto, están comenzando a planificar para el futuro. 

Algunos directores esperan tener que adoptar un enfoque de planificación y presupuesto mucho más ágil que el ciclo a más largo plazo (en un caso descrito como un ciclo de tres años) que les resultaba familiar. Necesitan claridad sobre las expectativas de planificación de sus instituciones para poder hacerlo.  

Varios directores esperan que la situación actual brinde la oportunidad de avanzar con las direcciones estratégicas que siempre habían planeado o al menos esperaban seguir. Esto a menudo parecía reflejar cierto grado de enfoque en trasladar la biblioteca más allá del personal y las estructuras enfocadas en colecciones tangibles y cada vez más hacia una empresa más digital y orientada al servicio. Varios directores enfatizaron que esperaban, a la luz de las interrupciones actuales, que tal estrategia sería posible porque realmente no había otra opción. Otros ven que la velocidad de los cambios existentes se acelera.

Algunos directores mencionaron su evaluación de la fuerza laboral, a veces realizada formalmente, que los llevó a creer que su biblioteca estaba sobreinvertida en términos de personal en algunas áreas y subinvertida en otras. Esperaban poder enfocar los recortes en las áreas donde tienen demasiado personal para no perturbar aún más algunas áreas de futuro donde se sentían con poco personal. A los directores cuyas bibliotecas ya habían reorganizado sustancialmente sus funciones de procesamiento y circulación de materiales les preocupaba que realmente no quedara nada por cortar.