Prácticas de citación y cómo estandarizar las referencias a colecciones de archivo únicas y distintas

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Citation Capture: Challenges and Opportunities with Citing Archives Consistently”. London: RLUK, National Archives (UK), and JISC Publish, 2018

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Research Libraries UK (RLUK), The National Archives (TNA) y JISC han publicado un informe para iniciar un debate sobre las prácticas de citación y cómo estandarizar las referencias a colecciones únicas y distintas -unique and distinct collections (UDC)- que se encuentran en repositorios de todo el Reino Unido.

 

Cada año, decenas de miles de citas se incluyen en las notas al pie y al final de las publicaciones de investigación, a pesar de que actualmente no existe un sistema coherente y ampliamente aceptado de referencia de los depósitos de colecciones únicas y distintas (UDC). Una encuesta de la ENT realizada en 2015 reveló que sólo un pequeño porcentaje de los archivos orientaba proactivamente a los usuarios sobre la citación.

La creación de un marco más coherente sobre la forma en que los investigadores citan las colecciones únicas reportará dos beneficios principales.

  • Al estandarizar las referencias a las colecciones y los materiales que contienen, será más fácil para los archiveros, bibliotecarios y gestores de colecciones evaluar su uso y tomar decisiones informadas sobre la gestión de las colecciones.
  • En segundo lugar, proporcionará parámetros valiosos para que los repositorios puedan demostrar el impacto y justificar la financiación.

Los criterios clave para el desarrollo de un modelo de citación estandarizado para los repositorios de documentos únicos incluyen la integración con las convenciones existentes; la accesibilidad para académicos y no académicos; tener un único punto de acceso para la orientación; y la relativa brevedad de las referencias.

Los posibles modelos de citación incluyen la referencia al nombre completo del repositorio para la citación inicial, seguido de un código de letra abreviado basado en el nombre del repositorio para citas posteriores; o un modelo basado en los códigos ARCHON existentes.

La evidencia de la investigación primaria apunta hacia códigos de tres letras como el modelo de citación más apropiado. La principal ventaja es que puede integrarse con la práctica actual. Aunque este modelo llevaría a la duplicación de ciertos códigos, esto no se considera una barrera para la captura de citas en publicaciones académicas, siempre y cuando el nombre completo del repositorio se cite en la cita inicial.

Las conclusiones del taller de validación indican que un modelo basado en los códigos ARCHON existentes puede ofrecer una mayor integración con las infraestructuras digitales emergentes, como los códigos ORCID, así como garantizar que cada depósito tenga un identificador único sin duplicación. Los retos asociados con este modelo incluyen que no todos los repositorios tienen actualmente códigos ARCHON, y que el modelo favorecería que los usuarios conozcan y reproduzcan con precisión los códigos de los repositorios.

Otros retos asociados con ambos modelos incluyen la capacidad de adaptarse a los cambios de nombre de los repositorios; la captura de citas en línea y en los medios sociales; y el tiempo y la inversión financiera que probablemente se requerirá para asegurar que los usuarios adopten las directrices.

Las estrategias para integrar las mejores prácticas y garantizar la aceptación de un modelo normalizado incluyen la publicación generalizada de directrices; el apoyo de los editores; el fomento de la adopción de complementos de catálogo para aumentar la precisión y la coherencia de las citas; y la realización de una campaña publicitaria para sensibilizar y aumentar los conocimientos y las aptitudes necesarios para captar citas.

La inversión en herramientas de recogida de citas a medida para automatizar el proceso de captura probablemente sea beneficiosa para garantizar la precisión y exhaustividad de las recopilaciones de datos; otra ventaja sería la capacidad de responder a los cambios en la forma en que se utilizan las colecciones de documentos únicos, tanto ahora como en el futuro.