Una mujer usando el catálogo de fichas en la sala de lectura principal de la Biblioteca del Congreso, alrededor de 1940. Foto: Biblioteca del Congreso

The Evolving Catalog
Cataloging tech from scrolls to computers
By Karen Coyle | January 4, 2016 en American libraries

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OCLC dejó de actualizar su catálogo impreso el 1 de octubre de 2015, poniendo fin a una época que duró más de 150 años. El catálogo de la biblioteca ha cambiado a medida que lo ha hecho la tecnología, en este artículo de Karen Coyle se hace un repaso a su historia y a su desarrollo futuro.

La tecnología de catálogo de la biblioteca en la época que vivió Cutter era un libro impreso. Los catálogos impresos tenían las mismas ventajas que los propios libros: podían ser producidos en varias copias y eran altamente portátiles. Una biblioteca podía proporcionar una copia de su catálogo a otra biblioteca, por lo que era posible que otros usuarios pudieran encontrar el documento que necesitaban más allá de la propia biblioteca. Las desventajas del catálogo impreso, tiene que ver con el incremento de las colecciones. Un catálogo impreso necesitaba de una actualización casi constante, ya que nada más imprimirlo quedaba desactualizado; pues el tiempo requerido para producir un catálogo impreso (en una época en la que la impresión requería componer cada página) significaba que el catálogo podría estar muy desfasado nada más salir de la imprenta. La actualización de un catálogo impreso conllevaba la reimpresión en su totalidad, o la producción de volúmenes suplementarios con las obras más recientemente incorporadas a la biblioteca, lo que implicaba que buscar en el mismo se convirtiera en un un hecho bastante tedioso.

Catálogo manuscrito de la Biblioteca de la Universidad de Lawrence, hacia 1855.

Se atribuye el desarrollo del catálogo de fichas a Esdras Abad en 1861, Esdras era ayudante de biblioteca de la Universidad de Harvard. Aunque desde nuestra perspectiva actual el catálogo de tarjetas no cumple con todas las necesidades de la manera más eficiente como sería de desear, sin embargo el catálogo de fichas en aquel tiempo supuso disponer de un instrumento muy valioso de actualización continua para los usuarios de las bibliotecas y los bibliotecarios. Si bien las fichas de papel se habían utilizado en épocas anteriores, en particular, por la década de los bibliógrafos y enciclopedistas porque facilitaban tener una presentación ordenada de un gran número de entradas individuales, que para las bibliotecas de aquella época demostró ser una herramienta útil y flexible. Y de este modo  en 1877 el «Comité de Cooperación» de la Asociación Americana de Bibliotecas (ALA)  recién constituido anunció su decisión de normalizar el uso y medidas que debería tener la ficha de catálogo de las bibliotecas. 

Catálogo de fichas

Y fue precisamente una compañía dirigida por Melvil Dewey, el creador de la clasificación decimal, llamada «The Library Bureau» la que empezó a diseñar y comercializar el mobiliario necesario para alojar el catálogo de fichas y una variedad de productos basados ​​en las tarjetas para el creciente mercado americano. Eso si, tuvo la deferencia de suministrar las fichas de cartón a un precio más bajo que sus competidores. Ante su utilidad, poco tiempo después otros países europeos como el Reino Unido empezaron a utilizar ficheros de tarjetas en las bibliotecas. Incluso Markus Krajewski, en su libro sobre la historia del catálogo titulado Paper Machines: About Cards and Catalogs, 1548–1929 (2011), considera que el catálogo de fichas pone las bases para la creación del primer prototipo de base de datos automatizada, debido a la forma en que se estructuran los datos en unidades manipulables que permitían el reordenamiento de los datos para diferentes propósitos.

No podemos obviar que uno y otro sistema (catálogo impreso y de fichhas), aunque ahora nos parezcan caducos eran aplicaciones tecnológicas a las bibliotecas, tal como lo fue la  máquina de escribir que trajo una mayor uniformidad al catálogo de fichas que la que había proporcionado el más bello catálogo de fichas manuscritas, lo que además aumentó la cantidad de información que se podía incluir en en la superficie de una ficha de cartón de aproximadamente tres por cinco pulgadas.

Después de Dewey, la persona que ejerció la mayor influencia sobre la tecnología que se aplicaría en las biblioteca fue Henriette Avram (1919-2006), creadora del formato de lectura mecánica de catalogación (MARC). Henriette fue una innovadora en cuanto a la capacidad de computación a mediados de la década de 1960 cuando desarrolló el formato MARC, si bien la capacidad de los ordenadores de entonces era muy limitada para el manejo de datos de texto. A pesar de todo fue una adelantada de su tiempo, ya que el desarrollo las bases del futuro catálogo automatizado en línea que aún tardaría más de una década en ser inventado. Pero esto posibilitaba crear listados que facilitaban enormemente muchas de las tareas de las bibliotecas.

Henriette Avram presenta una cinta magnética que contiene 9.300 registros en formato MARC a Richard Coward de la Bibliografía Nacional Británico de 1967.
Foto: American Libraries, octubre de 1989

El siguiente desarrollo en la mejora tecnológica del catálogo fue la creación del OPAC. Las motivaciones principales para que el catálogo en linea fuera una realidad, tienen que ver con la necesidad de compartir información con todo el sistema universitario del estado sobre los fondos de las bibliotecas de investigación (y el ahorro de costes asociados). Y de este modo eliminar la ineficiencia que suponía la producción y mantenimiento de grandes catálogos de fichas a medida que las colecciones fueron creciendo. Además para una biblioteca de investigación es muy importante tener un catálogo actualizado, y al día; ya que por entonces OCLC actualizaba sus fichas cada 3 meses, por lo que habia la necesidad perentoria de poder tener un catálogo en línea.

Catálogos de bibliotecas en línea (OPAC) de la década de 1980 con el sistema Dynix.

Los registros MARC fueron en esencia un subproducto de la producción de fichas en tarjeta. Y ahora, unos 35 años después, seguimos utilizando el mismo sistema a pesar de que la tecnología de la información ha cambiado de manera espectacular durante ese tiempo. El registro MARC, diseñado como un formato para transferir los datos bibliográficos a la impresora, no se adecua bien a los sistemas de almacenamiento y manipulación de bases de datos actuales. Es muy posible que el mayor error cometido en las últimos dos o tres décadas por parte de las bibliotecas es no haber creado un nuevo estándar de datos que se adapte mejor a la tecnología moderna y menos una imitación de la tarjeta legible por ordenador. Eso no quiere decir que los catálogos en línea no utilicen la tecnología de bases de datos para proporcionar capacidades de búsqueda y visualización, pero si es bien cierto que estos sistemas están lejos de ser el ideal desde el punto de vista de la tecnología de la información. El verdadero problema es la falta de adecuación de los modelos entre el sistema cuidadosamente elaborado de una entrada del catálogo y la funcionalidad inherente del sistema de gestión de bases de datos. Los sistemas de gestión de bases de datos, que son esenciales para permitir una búsqueda eficiente de grandes cantidades de datos, funcionan bajo un principio completamente diferente del archivo secuencial en el que se basa el catálogo de fichas.  Un sistema de gestión de base de datos es capaz de realizar lo que se denomina «acceso aleatorio», que es la capacidad de ir directamente a la entrada o entradas que coinciden con la consulta. El conjunto de entradas recuperados puede ser radicalmente diferente a las áreas de la secuencia alfabética, y una vez recuperadas ya no están en el contexto previsto por el catálogo alfabético. Ya que los sistemas de gestión de bases de datos incluyen la capacidad de tratar cada palabra de una oración o una cadena de búsqueda como una unidad por separado. Así es como funcionan los motores de búsqueda como Google,  ya no hace falta hacer una búsqueda teniendo en cuenta las entradas que vienen determinadas por las reglas de catalogación de la biblioteca. No es necesario para buscar escribir «Neptuno, Plaza de», ya que podremos buscar por cualquiera de los términos o en su forma directa. Más aún cuando sabemos por estudios llevados a cabo que la búsqueda por palabra clave es la más utilizada por la inmensa mayoría de los usuarios de la biblioteca. Toda la base del mecanismos de búsqueda basada en las reglas de catalogación se ha vuelto irrelevante en el diseño de los catálogos en línea, y el funcionamiento básico del catálogo en línea no implementa el modelo previsto del catálogo de fichas. Paralelamente los desarrolladores de sistemas simplemente no entienden, ni desean entender la intención del catálogo, el malentendido en realidad va en ambos sentidos. Las razones de este impasse despúes de 35 años son complejas y conllevan componentes sociales y económicos. No es fácil de explicar por qué el cambio no se hizo en ese momento de nuestra historia de la tecnología, pero al menos uno de los factores fue la falta de comprensión de que la catalogación simplemente fue una respuesta a las posibilidades técnicas de cada momento, ya fuese en la época de los catálogos impresos, de fichas o de formatos legibles por ordenador.

A diferencia de la mayoría de las otras comunidades profesionales, la comunidad de bibliotecas continúa desarrollando algunas normas sobre los datos clave que a su juicio son «tecnológicamente neutrales.» Sin embargo es evidente que todos los datos creados hoy serán procesados ​​por computadoras, serán gestionado por software de bases de datos, serán buscados utilizando las capacidades de búsqueda de las base de datos, y serán visitados por los usuarios a través de una red informática. Y el futuro de la tecnología aplicada al catálogo tiene que tener muy en cuenta estas cuestiones, y alejarse de las inercias pasadas que aún tienen un peso muy fuerte en la profesión.