Christina Wandi (2019) Gestión del cambio en las bibliotecas públicas: siete recomendaciones de las bibliotecas de Copenhague, Journal of Library Administration, 59: 8, 915-926, DOI: 10.1080 / 01930826.2019.1661746

Los cambios en el panorama de los medios y el comportamiento del usuario significan que los cambios se realizan rápidamente. Adoptar una postura proactiva sobre los cambios, por lo tanto, las nuevas soluciones y el diseño del servicio son fundamentales para las bibliotecas del siglo XXI. El desarrollo empuja la necesidad de compartir conocimientos sobre la gestión del cambio en las bibliotecas. Este artículo detalla las experiencias del sistema de bibliotecas de Copenhague, Dinamarca, como un estudio de caso para el cambio y la gestión del cambio. ¿Cómo llevó a cabo el cambio en la las biblioteca? ¿Cuál fue el proceso para determinar los cambios necesarios e implementarlos? Este artículo resume las experiencias de las Bibliotecas de Copenhague en siete recomendaciones para todos los profesionales de la gestión del cambio en las bibliotecas públicas.

Recomendación 1: Tener en cuenta el valor

La forma en que las bibliotecas y el personal de las mismas crean valor para los ciudadanos es una cuestión central que debe abordarse, especialmente cuando se realizan cambios en los servicios de las bibliotecas.

La creación de valor y la creación de valor al comienzo de un proceso de cambio es importante, ya que el cambio en la mayoría de los casos requiere la priorización de lo que se debe hacer y -quizás lo más importante- lo que no se debe hacer. El acceso de los ciudadanos a la colección constituye la base de la comunicación, los eventos y la participación de los ciudadanos. Sin embargo, debido al desarrollo de los medios de comunicación, los materiales se están digitalizando gradualmente y el acceso de los ciudadanos a ellos se está haciendo más fácil. Por lo tanto, la contribución única de las bibliotecas será no sólo proporcionar acceso a la colección sino también desarrollar actividades basadas en la literatura, la música y el cine. Por ejemplo, el acceso a los libros sigue siendo muy valioso para el ciudadano individual. Sin embargo, la posibilidad de discutir un libro con otros proporciona un valor adicional. Un ciudadano puede aprender el contexto o la historia del libro, obtener una nueva perspectiva sobre el libro, o simplemente disfrutar de la conexión con otros. El cambio de énfasis del acceso al compromiso requiere un nuevo enfoque de las bibliotecas y del desarrollo de las mismas; la biblioteca pasa de estar orientada al producto a estarlo al mercado. Un enfoque orientado al mercado se centra en tratar de que la organización produzca lo que el usuario necesita de la organización a su entorno.

Recomendación 2: Decidir el nivel de cambio

Lo que quieres desarrollar está fuertemente conectado con la forma en que haces los cambios, lo que a su vez, determina los objetivos que fijas. Los objetivos son importantes, porque sirven como medida del éxito. Los cambios se pueden hacer en muchas escalas diferentes, en muchas formas diferentes, y en varios niveles de profundidad. Por ejemplo, los cambios pueden ir desde el ajuste o la mejora de la planificación hasta la transformación de toda la institución. Si se establecen objetivos ambiciosos, es posible que no se alcancen, si no se establecen objetivos ambiciosos, es posible que no se logren los cambios deseados. Por lo tanto, es fundamental considerar cuidadosamente el nivel de cambios que se desea realizar. Un cambio a gran escala implica formas radicales, rompedoras de marcos y fundamentalmente nuevas maneras pensar, resolver problemas y gestionar.

Recomendación 3: El cambio comienza antes de empezar

La preparación para el cambio es tan importante como el proceso de cambio en sí mismo. Es importante tener en cuenta en primer lugar la creación de valor de la biblioteca y las decisiones relativas al nivel de cambio. El proceso de cambio comienza antes de que comencemos con el cambio. Según Balogun y Hope-Hailey, el punto de partida del cambio es «donde el cambio se inicia y se desarrolla». La comunicación comienza ya en el proceso antes de la estrategia, con quién está involucrado en el pre-proceso. En la etapa previa al proceso, la comunicación efectiva con los interesados es crucial. Otro punto de atención es la conexión entre la ejecución de los planes y la estrategia. Cuando los proyectos se encuentran en la fase de ejecución, los planes suelen estancarse. No porque el equipo de ejecución carezca de las aptitudes necesarias o del impulso para tener éxito o porque los proyectos no sean suficientemente innovadores, sino simplemente porque las necesidades de la ejecución práctica se subestimaron cuando se elaboraron la estrategia y el plan. Cuando se quiere cambiar los procedimientos establecidos, hay que tener en cuenta que los hábitos no se cambian fácilmente de un día para otro.

Recomendación 4: Tener en cuenta las competencias y habilidades profesionales futuras

El cambio de los servicios de biblioteca va de la mano del desarrollo de las competencias profesionales del personal de la biblioteca. De hecho, al anticipar la transformación institucional, el desarrollo de las competencias del personal es esencial para la aplicación de los cambios y las nuevas estrategias.

Las competencias son los ladrillos sobre los que se construirán las futuras bibliotecas. Es esencial trabajar activamente con las competencias y los perfiles. Poe lo tanto, será necesario conectar los perfiles con las funciones y las tareas de trabajo concretas. Lo que mejorará la comunicación entre la dirección, el personal y otras partes interesadas.

Recomendación 5: Elegir los métodos para apoyar el cambio

El rediseño de los servicios de biblioteca puede ser un reto, porque el personal de la biblioteca debe cambiar con lo que trabaja y tal vez se ha destacado en su trabajo durante muchos años. El cambio transformador requiere que el personal y los directores modifiquen la forma en que resuelven los problemas y abordan el desarrollo profesional. Por lo tanto, es importante facilitar la adopción de nuevos métodos. Al hacer los cambios, es importante considerar el grado en que un consultor externo debe dirigir los cambios. Por lo tanto, es importante facilitar la adopción de nuevos métodos. Al hacer los cambios, es importante considerar el grado en que un consultor externo debe dirigir los cambios.

Recomendación 6: Hacerlo fácil 

Hacerlo fácil simple suena fácil, pero en la práctica, puede ser difícil. Hay muchas razones por las que rediseñar los servicios de la biblioteca no es sencillo. Existe una cuestión a tener en cuenta con el hecho de que todo en el sistema bibliotecario está interconectado. Por lo tanto, es necesario repensar el espacio físico además de rediseñar los servicios. También es importante identificar qué preguntas tienen los ciudadanos y determinar si se pueden resolver fácilmente algunas de ellas.

Recomendación 7: Colaborar, fuera del sector.Ampliar el horizonte.

Cuando se buscan las mejores prácticas, hay que buscarlas no sólo dentro del sector, sino también más allá del entorno de las bibliotecas. Para llevar a cabo un rediseño, podemos dirigimos al mundo de los negocios, utilizando la orientación al mercado como método. La colaboración es otra forma de mirar al mundo y aprender de otras organizaciones y al mismo tiempo añadir servicios de biblioteca.

Los grandes cambios requieren una cuidadosa consideración de muchas cuestiones. ¿Qué nivel de cambio perseguirá su biblioteca? ¿Qué enfoque adoptará para su implementación? ¿Cómo puede fomentar el entusiasmo y el apoyo al cambio entre el personal de la biblioteca? ¿Cómo se puede construir en la flexibilidad suficiente para adaptarse a los desafíos que se encuentran a lo largo del camino? No importa el camino que se tome, recuerda que hacer un cambio transformador no es para el alma impaciente. Lleva tiempo. A menudo se puede sentir como si se dieran dos pasos atrás por cada paso que se da hacia adelante. Pero con suficiente paciencia, la mentalidad de una organización puede cambiar.