Cuando la Universidad de Connecticut regresó al centro de Hartford en 2017, después de 47 años en West Hartford, los materiales y recursos de la biblioteca de la Universidad de West Hartford para estudiantes universitarios y de postgrado continuaron allí. En un esfuerzo de colaboración innovador y altamente exitoso con la ciudad de Hartford, que es propietaria de la Biblioteca Pública de Hartford en el centro de la ciudad y la asociación independiente de la Biblioteca Pública de Hartford (HPL) que la gestiona, la universidad reubicó sus recursos bibliotecarios académicos de West Hartford en la Biblioteca Pública de Hartford a una calle del restaurado edificio Hartford Times de 1920 cuya fachada adorna las nuevas instalaciones del centro de la Universidad.
Antes de mudarse, la universidad invirtió fondos sustanciales en la renovación de algunas áreas del edificio que compartiría con el público en general y otras áreas que ocupaban la facultad y los estudiantes de UConn. Esta solución única a las restricciones presupuestarias que enfrentan las tres partes ha beneficiado a UConn, a sus estudiantes, a la ciudad de Hartford, a los estudiantes de escuelas públicas y a los residentes del centro de Hartford.
Una visión general de cómo y por qué surgió esta asociación puede proporcionar información a otras instituciones y municipalidades interesadas en crear una biblioteca compartida.
En un momento en que la ciudad de Hartford y el HPL simplemente no podían hacerlo, UConn invirtió fondos estatales sustanciales en la sucursal principal del HPL para hacer reparaciones y mejoras claramente necesarias. La carga para los contribuyentes fue mucho menor que si UConn hubiera necesitado construir su propia biblioteca en el centro de Hartford. Además de estas mejoras, los usuarios de HPL ahora tiene acceso a recursos académicos impresos y en línea que de otra manera no podría pagar. De este modo, también los estudiantes de las escuelas públicas ahora pueden reunirse con sus tutores universitarios en HPL.
Para lograr esta asociación de tres vías, las partes negociaron un acuerdo de construcción que establece cómo la universidad atendería las renovaciones y alteraciones del edificio de propiedad de la ciudad operado por una asociación de bibliotecas independientes. Antes de comenzar la construcción, UConn debía reubicar temporalmente ciertos recursos de HPL ubicados en áreas de construcción y reubicar otros permanentemente en otras partes del edificio, otros recursos de HPL originalmente ubicados en el futuro espacio de UConn. Todos los contratistas y subcontratistas involucrados en la construcción debían adherirse a ciertas disposiciones de no discriminación y acción afirmativa.
El acuerdo operativo le otorga a la universidad una licencia para usar, controlar y supervisar aproximadamente 11,700 pies cuadrados de espacio en el edificio. Además, HPL otorgó a UConn una licencia que le permite compartir, con el público en general, el uso de aproximadamente 4,150 pies cuadrados de espacio en el edificio, para uso como aulas, salas de estudio y laboratorio de computación. HPL y UConn comparten espacio de circulación y otro espacio requerido para acceder y usar el espacio de la universidad y el espacio compartido, incluidos vestíbulos, baños, entradas, pasillos y salas de telecomunicaciones y servidores. El acuerdo operativo tiene un plazo inicial de 15 años con cinco opciones de renovación sucesivas de cinco años, lo que proporciona a UConn un amplio margen de tiempo para amortizar sus inversiones en un edificio propiedad de la ciudad.
En la medida de lo posible, UConn y HPL integraron y compartieron ciertas tecnologías, como servidores de computadoras, sistemas de A / V y software. Las partes también acordaron la operación, incluido el uso fuera de horario de UConn durante las semanas de examen, los procedimientos para hacer cumplir los códigos de conducta y las respectivas obligaciones de mantenimiento y reparación de las partes. En la medida de lo posible, HPL y UConn integraron sistemas y personal de seguridad.
